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Réseaux sociaux d’entreprise, joker de la gouvernance de l’information ?


Les prédictions pour 2011 sont formelles : les réseaux sociaux d’entreprise vont se développer dans les entreprises !

Ces outils et leur mise en oeuvre sont à la base du modèle d’entreprise 2.0 qui, par ailleurs, a fait l’objet de nombreuses publications dont certaines ont été relayées sur ce blog. La mise en oeuvre s’avère compliquée et de nombreuses questions sont encore en suspens (voir les retours d’expérience de MMA, L’Oréal ou encore Renault).

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Dans le même temps, le monde de l’information management s’agite autour des questions bien légitimes de protection et de valorisation des actifs informationnels.
Records manager, administrateurs de référentiels, architectes, juristes et risques managers, entre-autres, cherchent la solution la mieux adaptée en réponse à leurs besoins.

Pas de solution miracle

Les fournisseurs ne proposent pas de solution miracle et si certains standards (CMIS, Dublin Core, etc.) émergent et favorisent l’interopérabilité, il est patent que nous sommes encore très loin de solutions transversales opérationnelles.

Partant de ce constat et en regardant de plus près les approches de certains éditeurs, notamment le concept prometteur du case management, il est peut-être plus pertinent de considérer que nous devons faire évoluer les outils qui nous aident à utiliser les actifs informationnels plutôt que de tenter d’appliquer à nos schémas existant des procédures complexes et incertaines (du point de vue des résultats).

La verticalisation est très importante dans les entreprises et tout à chacun peut aisément s’en rendre compte par l’observation du nombre de solutions concurrentes (notamment pour ce qui est de l’archivage et de la gestion de contenus) en production dans la même entreprise.

Il est probable que ce fonctionnement en « silo » persistera et actuellement aucune solution de gestion des actifs informationnels ne peut prétendre y échapper pour la simple raison que si elles permettent une interopérabilité au niveau de la restitution des contenus, aucune n’ouvre la possibilité à une solution tiers d’appliquer ses propres règles au niveau de la rétention (capture, indexation, cycle de vie, suppression).

Le réseau social d’entreprise pour s’affranchir des « silos »

Au vu du débat suscité par la note publiée mardi 4 à propos de l’email, il est clair que la question passionne et je souhaite pousser un peu plus loin le débat.
Je persiste à penser que l’email est un outil en sursis pour les raisons déjà évoquées : absence de sécurité, absence de contextualisation, absence de bonnes manières, absence de contrôle (spamming) et je suis convaincu que le réseau social d’entreprise représente une alternative pertinente pour une communication professionnelle et efficace !

Le réseau d’entreprise représente la contextualisation des actions et des contenus (données structurées et non-structurées) autour des projets à l’aide d’une automatisation de certains processus.

Il représente également du point de vue de la gouvernance de l’information, et plus généralement des actifs informationnels, une solution entièrement sous contrôle !

Le paradoxe de l’entreprise 2.0 est de vouloir supprimer (ou réduire) les barrières verticales mais également d’assurer la protection, la sécurité et donc la confiance autour des contenus échangés, ce qui, dans la plupart des cas, pourrait conduire à un retour de la centralisation dans le SI.

ITPour le SI, il est probable que les solutions centralisées, même si elles sont mises en oeuvre au niveau d’instances départementales, représentent un net avantage en terme de contrôle (eDiscovery) et de sécurisation de l’information.

Il faut également compter avec les économies potentielles du fait de la moindre duplication des contenus et donc de la maîtrise des volumes

JuridiqueAu niveau juridique et légal, le réseau social d’entreprise apporte des réponses pertinentes en terme de :

  • traçabilité,
  • contrôle des contenus et des actions.

Le réseau social d’entreprise permet également une meilleure d’identification et prévention des risques par l’application des politiques à un niveau centralisé et non distribué.

Les métiersLes métiers, quant à eux, trouveront avec le réseau social d’entreprise un moyen d’accroître leur efficacité par l’utilisation d’applications cohérentes, intuitives, modernes et surtout non dispersées !

Le réseau social d’entreprise n’a pas vocation à remplacer toutes les applications métiers existantes, mais il doit réussir la fédération des échanges et des contenus autour des projets et au-delà des applications verticales.

Symbole de l’entreprise 2.0, le réseau social d’entreprise pourrait trouver une source de légitimation donc de mise en oeuvre accélérée par sa contribution à la stratégie de gouvernance de l’information !


Réseaux sociaux : L’email est-il en sursis ?


En décembre dernier, Carnets RH reposait la question : Faut-il organiser une journée sans email ?

Cette note précise notamment  : « Dans une étude publiée l’an dernier, l’entreprise Intel affichait déjà des chiffres préoccupants sur l’inflation informationnelle:

  • Les salariés traitent entre 50 et 100 emails par jour, les dirigeants pouvant traiter jusqu’à 300 emails
  • Le volume d’emails reçu nécessite en moyenne 4 heures par jour pour les traiter
  • 30 % des emails sont inutiles

En commentant cette étude, Thierry Venin dans son très actuel blog Stress au travail et TIC rappelle en outre qu’à ce tir de barrage informationnel continu s’ajoute de nombreuses autres sources d’interruption: messagerie instantanée, appels téléphoniques, collègues, etc. En moyenne, il est impossible de travailler plus de 12 minutes sans être interrompu, et l’interruption a un coût, humain… et financier. »

Quelques chiffres à propos du courrier électronique

Email evolution

Le courrier électronique est-il en sursis ?

Oui, si on en croît certaines publications, qui comme Slate, annonçaient déjà sa mort en 2007.
Depuis, les articles de presse ainsi que les “prédictions“ continuent d’être mis en ligne et il semble que le courrier électronique est devenu (déjà) une trop vieille technologie !

Ainsi, le New York Times publiait en décembre 2010 une analyse de ce phénomène de désamour des jeunes générations qui semblent préférer la communication dans les réseaux sociaux au courrier électronique.

E-Mail’s Big Demographic Split

E-Mail’s Big Demographic Split

Le Spamming a-t’il tué l’email ?

Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous mais en ce qui me concerne, après 15 ans d’utilisation du courrier électronique, je dois constater que malgré les précautions prises (multiplicité d’adresses électroniques [privées, publiques, professionnelles], utilisation de filtres, etc.) rien n’y fait !
Le spamming tue le courrier électronique à petit feu et visiblement les éditeurs de serveurs et de messagerie sont incapables de nous offrir des solutions pour stopper cette incroyable pollution (près de 90% des courriers électroniques sont des pourriels !!).

Il est probable qu’à moyen ou long terme, cette technologie (simpliste) de portage et de routage va être supplantée par des solutions porteuses de valeur ajoutée et de sécurité.

La valeur ajoutée ne réside pas uniquement dans la rapidité de la transmission, l’économie (quel est le coût du spamming?), la dématérialisation ou encore la simplicité d’utilisation (destinataires multiples, pièces jointes) mais bien plus dans la contextualisation, la confiance et le contrôle.

En quoi le réseau social est l’avenir de la messagerie ?

Tout simplement parce qu’il intègre nativement la contextualisation !

Les réseaux sociaux et naturellement les réseaux sociaux sont nés de réflexions autour de processus (projets, rencontres, débats) et non de besoins primaires (parler, voir, lire) : qu’ils soient privés ou publics, entre amis ou à l’intérieur d’une entreprise, ces réseaux s’animent et s’enrichissent autour de nos réalités personnelles et professionnelles au delà des moyens et des medias.

Le courrier électronique vous permet d’envoyer et de recevoir des messages (ainsi que les trop fameuses pièces jointes) mais aussi de les lire (si vous en avez envie), et alors !!
Il nous faut, pour chaque message, redessiner le contexte (quand, comment, pourquoi, par qui) dans lequel il existe et fait sens !

Le courrier électronique est stressant de ce fait mais également parce qu’il est ressenti par beaucoup comme une « urgence » ou une intrusion impolie (qui n’a pas reçu un message comminatoire ou minimal, sans formule de politesse, de la part d’un collègue ou d’un manager ?) mais l’email peut se révéler un outil de fourbe (copie cachée, « forward » intempestif, « arrosage » systématique, absence de réponse, etc.) : il ne permet pas une réelle conversation !

Le courrier électronique est également porteur de risques (archivage des messages, problémes d’eDiscovery ) notamment pour les entreprises.

C’est un service difficile à contrôler.

De plus, il n’est pas en mesure de contribuer à la relation de confiance dont nous avons tous besoin.

Le réseau social (y compris le réseau social d’entreprise) est un espace où :

  • les conversations (donc les messages) sont organisées (contrôlées, gérées) selon un « fil rouge » (thème, projet, évènement, etc.),
  • tous les documents ou contenus sont disponibles en un point central sécurisé,
  • les messages sont publics (au moins pour les membres de l’espace) pour une meilleure transparence et moins de risques,
  • la maîtrise (création, suppression et pérennisation [archivage]) des contenus est facilitée pour les administrateurs et le SI.

Le réseau social représente à lui seul une opportunité de croissance et de valorisation pour ce qui est des relations personnelles et professionnelles (entre collègues, avec les clients et les fournisseurs).

Le courrier électronique fut une évolution majeure dans nos modes de communication, mais il reste basé sur une relation asynchrone, système considéré maintenant comme archaïque, entre expéditeur(s) et récipiendaire(s) alors que nous avons besoin et envie d’interaction !

Intuitions 2011 : mobilité, sphère privée et rentabilité


C’est devenu un exercice convenu, notamment outre Atlantique, et mi décembre, chacun y va de ses prédictions pour l’année suivante.

Alors pourquoi pas nous ?

Boule de cristal
Soyons clair, nous me sommes pas des experts du Tarot, de plus nous n’avons pas acheté une boule de cristal !

Nous resterons donc modestes en précisant nos intuitions et nos observations dans cette note.

1. La mobilité sera en vedette en 2011 avec un taux d’adoption très haut à travers le monde, adoption favorisée par des applications de plus en plus nombreuses et pertinentes dans tous les domaines : professionnels, humanitaires, éducation, loisirs, etc.

MobilitéSmartphones, tablettes, autant de « nouveaux » supports qui vont enfin favoriser l’adoption et l’utilisation de ces applications.
Une question reste ouverte : les opérateurs de téléphonie mobile (à court d’innovation depuis 10 ans) continueront-ils à n’être qu’un canal de distribution des appareils et un fournisseur de « tuyaux » ou seront-ils capables d’affronter le marché avec de nouvelles offres/produits ?

2. le cloud, plus que jamais !
Au delà du « buzz », le cloud computing est le socle technique sur lequel s’épanouit la mobilité et il va connaître un développement toujours soutenu.
Certaines questions (sécurité, disponibilité) restent ouvertes mais plus personne ne doute de l’intérêt du cloud computing, ne serait-ce qu’au regard de préoccupations strictement économiques.

3. le déclin de Facebook

Vous pensez paradoxal au vu des assertions précédentes ?

Le modèle Facebook est tout sauf clair et l’appropriation de cette application par les services marketing des entreprises peut lui coûter cher.
Facebook a besoin de vous (vos données) pour servir les opérations marketing des entreprises, mais Facebook vous apporte si peu en échange !
Au delà des questions de protection des données personnelles, est-il possible pour Facebook de tenir longtemps ce « grand écart » ?

4. Twitter : nouvelle agence de presse ?
Pour beaucoup d’entre-nous Twitter (qui n’a rien d’un réseau social) est en quelque sorte une organisation du type agence de presse dont le fil est alimenté au regard de nos intérêts par les contributeurs que nous avons choisis.
Avec des outils du type paper.li (agrégation automatique de contenus poussés sur Twitter ou autres réseaux sociaux), il devient possible d’aller plus loin dans la diffusion de ces contenus et la création « à la demande » de supports pertinents, faciles et valorisants, ne manquent plus que les journalistes !

5. Les réseaux sociaux d’entreprises (RSE)  progressent et c’est l’entreprise 2.0 qui avance un peu plus avec eux.
A la différence de Facebook, les réseaux sociaux d’entreprises apportent une réelle valeur ajoutée et leur adoption par les entreprises et les organisations ira croissante.
Pour autant, ce ne sera pas « le grand soir » et il est certain que la mise en oeuvre de ces solutions se fera projet par projet.
Ce qui signifie rester dans une approche peu transversale et vraiment pas entreprise 2.0 !

6. Sphère privée et sécurité
L’infobésité qui caractérise notre époque est naturellement due aux innovations technologiques (web 2.0, facilité d’accès, etc.), mais elle pose d’énormes problèmes de contrôle et de gestion.
En 2011, les questions liées au respect de la sphère privée ainsi qu’à la sécurité des données et des informations vont dominer le débat au niveau technique mais également fonctionnel.
Les projets de gouvernance de l’information continuent à avancer en fédérant les ressources stratégiques dans l’entreprise.
En 2011, seuls les projets (dossier patient, open data, etc.) et les solutions qui pourront apporter la preuve du respect de la sphère privée gagneront la confiance durable des utilisateurs !

7. l’ECM et BI un mariage qui va bien
Avec le case management, il est probable que les éditeurs sont aujourd’hui capable de proposer des solutions matures pour un marché en croissance soutenue.
En 2011, le décisionnel restera essentiel et les solutions de gestion de contenus qui lui viennent en soutien  connaitront, du fait de leur pertinence, un vrai succès.
A noter également, la forte progression des solutions open source et des standards d’interopérabilité qui va contribuer à faire de ces outils des réponses transversales adaptées aux besoins des entreprises.
Pourtant, elles ne pourront pas en rester là et devront offrir rapidement des  solutions à la question des contenus « mobiles ».

8. Entreprise 2.0 : la recherche de rentabilité

Le modèle 2.0 est porteur de perspectives de croissance mais son adoption par les entreprises et les organisations est encore timide.
Les technologies sont là et ne demandent qu’à être mise en production.
Si les considérations techniques et la frilosité de certaines directions informatiques sont un frein à la mise en oeuvre de l’entreprise 2.0, il est probable que nous assisterons, en 2011, à la multiplication d’expériences réussies dans différents secteurs économiques.
L’entreprise 2.0 ce n’est pas une page Facebook, un compte Twitter et un community manager ; l’entreprise 2.0 ce sont des projets collaboratifs organisés autour de solutions du type RSE en production à un niveau départemental ou transversal et ce modèle restera en quête de ses indicateurs de rentabilité en 2001.

Enfin, pour se détendre un peu :
Et si Apple absorbait Adobe  ? ou HP qui achète SAP ? ou bien…… je laisse les analystes à leurs prédictions………….

Meilleurs voeux et à bientôt !

Information, techno 2.0, media sociaux Et le maillon faible !


Wikileaks traîne dans son sillage beaucoup de questions et quelques premiers enseignements.
Il suffit de parcourir ou d’écouter les media pour avoir un aperçu de notre perplexité collective quant aux objectifs de ce site, à ceux de Julian Assange ainsi qu’en ce qui concerne les sources de ce grand déballage ; bref, à qui profiterait « le crime »?

Il est probalement des mises en perspectives différentes de cette « affaire » qui méritent qu’on s’y attarde et je voudrais citer en premier la note Wikileaks : quand la politque devient technologique publiée par Xavier de la Porte sur Internet Actu (à lire, si ce n’est déjà fait).

Cette illustration du « répit » apporté par Wikileaks dans le déploiement (au moins sur le papier) à vitesse grand V dans le Cloud me permet de regarder cette « affaire » sous un angle également intéressant.

Une information dopée par les technologies

Nous l’avons déjà écrit dans une note publiée récemment : L’information est née de la contextualisation et de l’interprétation des données. Elle est donc étroitement liée aux systèmes en production, sans lesquels, elle n’existe pas.

En dehors du « cloud computing » sur lequel s’appuient la majeure partie des solutions de gestion de l’information, il est patent que la technologie à disposition, notamment l’enregistrement systématique des données au service des méthodes de « records management », a permis « l’explosion » de Wikileaks.

Il n’est pas étonnant de voir à quelle vitesse ces informations (sous un format original probablement dématérialisé) sont copiées, dupliquées, publiées et propagées  autour de la planète (avec l’appui intéressé des media plus traditionnels qui servent ici de chambre d’écho).

Corporate Espionage
Via: Credit Score

D’accord me direz-vous, mais ce sont là des échanges entre diplomates, des images de bavure en temps de guerre et, bien que nous soyons concernés, il nous faut humblement avouer que nous sommes un peu dépassés par ce tintamarre politico-médiatique.

Nous trouvons également quelques uns à se féliciter de cette apparente transparence globale et à retrouver, ainsi et depuis le dernier Robin des Bois, un espoir de justice dans ce monde global déshumanisé 😉

Au delà de nos valeurs et de nos objectifs, il nous faut accepter de constater que cette réalité s’applique également à nos profils ainsi qu’aux données personnelles que nous acceptons de divulguer au bénéfice d’une hypothétique valorisation de notre image sur l’internet.

Ainsi, le réseau social vient compliquer la donne en nous donnant la possibilité de nous retrouver dans la même situation que les entreprises ou les Etats-Unis dans le cas de Wikileaks.

Les technologies 2.0 mettent tous les intervenants (entreprises, organisations, gouvernements, citoyens) sur un plan d’égalité quant aux risques qu’ils encourent à ne pas se soucier des stratégies de gouvernance de l’information qui les concernent.

Le maillon faible

Revenons à Wikileaks et s’il est vrai que, l’enregistrement des données (peu importe les fins), leur format dématérialisé, ainsi que les formidables facilités techniques offertes par le cloud computing ont largement contribué à ce que la « bombe » soit aussi « efficace », il ne faut pas perdre de vue que ce ne sont que des technologies !

Durant cette dernière décennie, nous avons vu, au travers des forums, des pages « geocities« , des blogs et de Myspace, puis des media et réseaux sociaux, l’homme prendre une place prépondérante dans un univers ou la technologie régnait en maître.

Pour ma part, je m’en réjouis mais avec ce rééquilibrage nécessaire (pourquoi laisser le débat et les choix aux seuls techniciens?), il est probable que beaucoup d’entre-nous se trouvent avoir accès à des données, des informations, dont nous ne percevons pas les enjeux ou les conséquences de leur divulgation (à moins d’une motivation idéologique, économique ou personnelle) .

No privacy on the Internet

Avec l’internet, il n’y a pas de secret chuchoté à l’oreille, le message est enregistré et prêt pour publication dès sa saisie et sans limite de temps ou d’espace SAUF à l’avoir décidé en préalable !

Il faut aller plus loin et utiliser les technologies dans ce qu’elles peuvent nous apporter de mieux dans le contrôle des données et des informations, mais pour ce faire il est nécessaire de mettre en oeuvre des politiques dictées par des stratégies réfléchies et réalistes.

A titre privé, le principe de précaution joue à plein (éviter les mésaventures) et une formation fait sens.

Apprendre les technologies 2.0

En effet, pourquoi le modèle 2.0, et notamment les réseaux sociaux, n’auraient pas besoin d’apprentissage contrairement à toutes les technologies jusqu’alors développées et utilisées par le genre humain ?

« Corporate Social Business », quelles perspectives pour 2011?


Jeremiah Owyang, analyste à Altimeter Group, nous livre dans les slides ci-après pourquoi et comment 2011 sera l’année de l’intégration des outils (media et réseaux) sociaux à des fins business.

Et s’il n’y avait qu’une slide à retenir, je cite le premier point de la slide 30 :

Gurus/Ninjas/Samurai need not apply!

On va passer aux choses sérieuses : ROI, etc..

A bon entendeur !