Entreprise 2.0 : A bout de souffle ?


Au delà de la provocation et d’un soupçon d’ironie, il faut reconnaître que depuis les premières fois où Andrew Mac Afee a parlé de concept entreprise 2.0, beaucoup de billets ont été écrits, beaucoup de discours ont été prononcés, beaucoup de conférences ont été organisées et que malgré cette agitation, on a l’impression que rien (ou si peu) ne bouge !

La prochaine conférence de Santa Clara sera probablement l’occasion de faire le point, mais ce concept n’est-il pas à bout de souffle ?

Il est intéressant de lire sur le blog de Mac Afee, un billet publié en septembre dans lequel il mentionnait nombre d’autres billets relatifs à l’état d’avancement de l’entreprise 2.0, aux difficultés rencontrées, peut-être en écho à celui de Laurie Buczek  !

L’entreprise a fortement évolué dans ses structures, ses méthodes et ses outils, mais il est une caractéristique qui reste : l’utilisation de mesures pour mieux contrôler et anticiper.
L’entreprise est dans une logique de croissance, ou en tout cas de développement et cette logique se nourrit d’informations quantitatives et qualitatives.
Or depuis les années 60, le quantitatif a pris la main sur le qualitatif et la multiplication des solutions informatiques n’a fait qu’accroître la dimension « chiffrée », ce fut l’ère de l’informatique de gestion !
L’entreprise vit souvent dans une certaine anticipation et elle a besoin de ces solutions, mais elle a également besoin, ne serait-ce que pour « assurer » sa survie, d’innovation, donc de pouvoir apprécier, au-delà des la réalité brute des chiffres, son environnement opérationnel.

Depuis 2005, les entreprises découvrent une « nouvelle dimension » qui affecte potentiellement le développement de leurs affaires : « le social business » ou plus simplement le fait que les outils issus des développements 2.0 ont permis à bon nombre d’entre nous, donc de consommateurs, donc de clients ou d’utilisateurs potentiels,  de « prendre la main » et ainsi d’amender ou de commenter publiquement les affirmations et arguments des services marketing : l’avènement de l’informatique de contribution.

Ceci n’est pas vraiment nouveau me dire-vous et vous avez raison – réputation, bouche à oreille, etc. – par contre ce qui l’est c’est l’amplification probable et la diffusion globale de ces « avis » ou « recommandations » et leur impact !
Ce qui est vrai pour le consommateur est vrai également pour le collaborateur qui devient un utilisateur de services (solutions) que l’entreprise lui met à disposition.
L’informatique de contribution n’est pas une révolution, mais elle est en décalage avec l’informatique de gestion même si le socle sur lequel elle se développe est constitué des applications d’infrastructure du type ERP ou PGI (en français).

L’évolution qui est en marche est une rupture pour deux raisons principales :

  • elle privilégie le rôle aux dépens de la fonction (hors des cadres des matrices organisationnelles classiques)
  • elle est basée sur une valorisation de l’immatériel (échanges, idées, etc.)

Et tout son intérêt est dans la convergence dans l’utilisation des données (quantitatif) et du « social » (qualitatif), mais c’est également dans cette mise en oeuvre que les entreprises rencontrent le plus de difficultés !

Il faut « s’extrapoler » des approches conventionnelles et des méthodes traditionnelles pour trouver les meilleures opportunités de mise en scène, de nouvelles manières de faire : créer des espaces collaboratifs qui font sens et qui sont porteurs d’une valeur ajoutée qui va au-delà des phénomènes de « mode » et des gadgets !

Cette approche doit se faire à partir de mises en perspective différentes, innovantes, dérangeantes :

  • En quoi, les schémas d’organisation et d’architecture des systèmes d’informations sont-ils encore pertinents ?
  • Est-il raisonnable d’imaginer une offre de services (solutions) aux utilisateurs (collaborateurs) dans et au-delà de l’entreprise en « rupture » d’une représentation graphique de l’infrastructure logicielle ?
  • En quoi, la différenciation rôle (owner, leader, manager, steward. etc.) versus fonction (directeur, chef de service, employé, C, etc.) impacte-t-elle le système d’information et ses prestations ?
  • Quels sont les critères (standards, particuliers) de validation de la mise en oeuvre d’une initiative 2.0 ?
  • Comment mesurer la valeur et les apports du savoir, des échanges, .., dans mon entreprise ?
  • Y-a-t-il un intérêt dans l’approche « valorisation » classique, si oui quels sont les outils existants ou restant à imaginer ?
  • Business Feeling ou Business Intelligence : quelle place pour l’approche intuitive ?
  • Jusqu’où un concept comme le Lean IT peut-il servir l’Engagement ?
  • La notion de processus et les applications qui la supportent sont-elles applicables en l’espèce à l’entreprise de demain ?
  • ……….

Alors, à bout de souffle l’entreprise 2.0 ?

A mon avis (et encore plus depuis que le nom du logiciel SharePoint figure en « une » sur le programme de la conférence de Santa Clara), l’appellation « entreprise 2.0 » a vécu, victime d’un buzz très (trop) long et disproportionné par rapport à la réalité rencontrée sur le terrain.

Mais sur le fond, les questions sont nombreuses et c’est tant mieux car cela montre que cette évolution est encore incertaine dans la méthode, approximative dans les résultats, mais bien réelle dans la volonté de beaucoup.

L’entreprise continue à évoluer et il est probable que la valorisation de l’immatériel et donc des échanges « sociaux » constitue une nouvelle source d’opportunité en complément et au service des échanges plus traditionnels de services et /ou de marchandises qui ont fait jusqu’alors son succès.

Au fait, vous avez quel rôle dans votre entreprise ?

Que d’information (suite), y a-t-il un pilote ???


En juillet 2010, je publiais une note à propos de la production de contenus, de big data et du phénomène « d’information overload » ou d’infobésité (infobesity) qui semble être une des caractéristiques majeures de notre monde 2.0.

En 2003, Jakob Nielsen mettait en garde contre « l’information pollution »,  la difficulté d’absorber toutes ces informations et un phénomène de « zapping » généralisé.

Depuis qu’une société informatique française a su créer le buzz en mettant en avant son projet de généraliser les réseaux sociaux d’entreprise afin de supprimer les emails (trop ci, trop ça) et reprendre ainsi une hypothèse formulée sur ce blog en début d’année, il n’est pas une semaine sans un article dans la presse ou dans les blogs à propos de l’infobésité !

Ne voir dans les réseaux sociaux d’entreprise que des avantages en terme de gestion de courriel est surprenant et associer le « trop plein » d’information au seul usage de la messagerie électronique est tout aussi réducteur.

Trop d’information et de contenus

Le volume d’information produit double chaque année et il est majoritairement le fait d’individus (en opposition aux contenus produits par les applications, par exemple : les factures, les relevés de banque, etc.) et majoritairement constitué de contenus non structurés (tels que emails, vidéos, messages, courriers).

Voyez ci-dessous l’illustration vidéo faite en 2010 par Informatica :

Nouvelles méthodes et anticipations

De même que l’entreprise 2.0 ne peut-être réduite à la mise à disposition d’outils issus du web 2.0 aux collaborateurs, il est impossible de ne pas mettre en oeuvre des stratégies pour gérer ce flux permanent d’information généré par et pour les individus et les organisations.

Toutes les études se rejoignent sur le fait que dans les réseaux sociaux publics, 1% des « abonnés » créent les contenus, 24 % sont actifs tandis que 75% restent passifs voire pas intéressés. De même, des enquêtes récentes ont permis de constater que moins de 10% des messages émis sur Twitter étaient lus !

En ce qui concerne, les réseaux sociaux d’entreprise et si on en croit certains retours d’expérience (exemple: Alcatel Lucent), le taux d’activité est bien meilleur !

Il nous est impossible de traiter ce flux en temps réel et il est probable que beaucoup de contenus ne méritent aucune attention et n’ont aucun intérêt (sauf pour celui qui les a créés).

Tant que la publication de contenus sera gratuite (pas facturée en tant que telle pour le particulier), il est certain que la volumétrie produite continuera à croître exponentiellement, mais il est également probable que la volumétrie stockée ou conservée ne pourra suivre la tendance au même rythme.

Pour l’entreprise, la production et la conservation des contenus ainsi que le traitement de l’information ont un coût qu’il faut maîtriser et ajuster en fonction de leur valeur (cliquer ici pour calculer le coût du trop plein d’information pour votre entreprise).

Tout est question de méthode avant de parler d’outils !

A lire en complément :

La gouvernance de l’information : une affaire trop sérieuse pour être laissée dans les mains des… ?


Qui pour prendre en charge, la stratégie et les programmes de gestion des actifs informationnels ?

La gouvernance de l’information est une affaire sérieuse, très sérieuse et probablement TROP sérieuse pour être laissée dans les SEULES mains des …….

1) informaticiens
Vous souvenez-vous du fameux tube des années 2000, ingénieur informaticien ?
– non, cliquez ici (ça a très mal vieilli !, vous êtes prévenu)
– oui (tant mieux, on peut continuer !)

Ce tube (sur la toile francophone) a révélé, par une dérision (de mauvais goût), la fin de la suprématie et de l’exclusivité des informaticiens sur les questions de traitement de l’information.

Les équipes informatiques sont en charge du bon fonctionnement des systèmes et des solutions décidées dans l’entreprise.
Leur rôle est essentiel et va au delà des préoccupations purement ou strictement techniques pour garantir le meilleur niveau de services.
Il s’agit pour les responsables informatiques, urbanistes, architectes et développeurs d’apporter en permanence la technologie la plus adaptée et la plus sure, l’organisation la plus agile, le ROI le plus avantageux, le TCO le plus acceptable, etc.
Et vous voudriez qu’en plus ils s’occupent de gouvernance de l’information !

Non, les équipes informatiques sont là pour soutenir l’entreprise dans sa mutation.
Elles testent, paramètrent, développent, intégrent, mettent en production, assurent le suivi, etc., les outils et les solutions qui servent de socle technique.

Les directions informatiques se soucient peu de la valeur de l’information, mais beaucoup plus de son coût (production, stockage,conservation, restitution, circulation, exploitation, sécurisation, etc.)

2) archivistes et records managers
Alors, vous me direz que la gouvernance de l’information, c’est une affaire à laisser entre les mains des archivistes et autres records managers.
Entre valeur patrimoniale, valeur « légale« , valeur « marchande« , qu’en est-il pour définir les actifs informationnels de l’organisation ?

Le « records management » ou l’archivage considère essentiellement la valeur patrimoniale et « légale » pour définir l’actif informationnel et supporter une politique de gouvernance de l’information, mais ce n’est pas à mon avis suffisant :

  • Le records management est statique alors que la gouvernance de l’information est dynamique,
  • le records management est réactif alors que la gouvernance de l’information se veut pro active,
  • le records management est principalement centré sur la rétention alors que la gouvernance de l’information est au service de l’exploitation des informations en support à la croissance des affaires.

A l’instar des services informatiques qui sont plus soucieuses du coût que de la valeur de l’information, les archivistes s’intéressent plus à la valeur patrimoniale et/ou « légale » de l’information qu’à sa valorisation par les métiers.

3) directeurs juridiques, risk managers et avocats
S’il n’est pas pertinent de laisser la gouvernance de l’information dans les seules mains, ni des équipes informatiques, ni des archivistes,  doit-elle revenir aux affaires juridiques ?

En effet, dans la gestion des actifs informationnels. il y a une dimension légale, respect des règles, recherche de conformité, dont seuls les départements juridiques sont aptes à superviser la mise en oeuvre.

Pourtant, ni les responsables juridiques, ni les risks managers ne peuvent prendre en charge à eux-seuls cette responsabilité.
Les responsables juridiques ne se soucient pas de la valeur de l’information, ils cherchent à protéger l’organisation contre les risques liées à l’existence de l’information !

Pour les responsables informatiques, le coût est souvent plus important que la valeur, pour les archivistes, la conservation est prépondérante alors que pour les juristes, c’est la réalité du risque inhérent à l’information et c’est pourquoi, ils ont tendance à tout conserver, « juste au cas où » !

4) exécutifs
Bien évidemment, ce rôle incombe à l’exécutif et aux dirigeants.
Pas si sur !
S’il est évident que les niveaux exécutifs des entreprises doivent s’intéresser à ces questions comme ils se passionnent quand il s’agit d’actifs financiers ou autres, il n’est pas certain qu’ils aient plus de pertinence que les autres pour instruire une réelle politique de gouvernance de l’information, par contre, eux seuls peuvent en décider.

Au niveau exécutif, l’information peut être analysée et comprise, selon les influences déterminantes, comme un coût, une obligation, un levier, etc. et il leur devient plus difficile de gérer, seuls, cette question.

L’émergence d’un nouveau rôle
Les réflexions autour de la valorisation et la gestion des actifs informationnels des organisations
vont contribuer à l’émergence de nouveaux rôles à propos desquels certains analystes n’hésitent pas à parler de formation dans les toutes prochaines années (voir le programme d’IBM).

C’est un manager qui sait gérer une équipe pluridisciplinaire réunissant des juristes, des spécialistes métiers, des responsables marketing, des architectes/urbanistes et des utilisateurs informatiques.
Cette équipe a mission d’instruire le programme de gouvernance de l’information à des fins de décision par l’exécutif au niveau global ainsi que des différents métiers.

Son rôle consiste à :

  • mener à bien la synthèse de tous les besoins,
  • valider l’évaluation des actifs informationnels (au regard des différents besoins),
  • instruire les processus décisionnaires
  • contrôler la mise en application des outils et des nouveaux services qui en sont issus.

La gouvernance de l’information est une affaire trop sérieuse pour ne pas être laissée dans les mains d’un collège d’experts doués de bon sens et soucieux d’efficacité et de pragmatisme.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #5 CONFIANCE


#5 CONFIANCE

Tel est le maître mot de la gouvernance de l’information !

Selon Le Dictionnaire, la CONFIANCE c’est le fait de croire fortement ou l’impression de sécurité envers une personne à qui l’on se remet.

Parmi les 5 mots clefs choisis associés à la gouvernance de l’information, la CONFIANCE est probablement le catalyseur de tout ce qui a été écrit dans nos précédentes notes.

Nous parcourons, regardons, lisons, écoutons autant de contenus et d’informations qu’il nous est possible ou vers lesquels notre soif d’information et notre curiosité naturelle nous conduit.

Nous savons que les sources sont d’inégale qualité, et nous avons appris ensemble, ou seul, à faire la part des choses et à juger ces contenus avec un certain regard critique quant à leur qualité et surtout leur véracité.
L’espace informatif tel que nous le connaissons au travers des médias classiques (TV, radio, presse écrite) et du web n’est pas un espace de confiance, et cela n’est pas si grave (avons-nous le choix ?) !

Dans les entreprises et les organisations, les choses sont bien différentes, et il est impératif que chacun d’entre-nous ait confiance dans les informations, les données et les contenus qu’il utilise, manipule et communique.

La CONFIANCE ne se décrète pas ; elle se crée et se développe dans un système, un espace où les conditions lui sont favorables.

Avec la gouvernance de l’information, les contours et les règles de cet espace vont être non seulement définies, mais également contrôlées et mesurées dans leur application.

Au même titre que l’évaluation des actifs informationnels va être faite pour apporter un meilleur service et répondre aux exigences de conformité, ce sont les paramètres de sécurité, les règles d’accès et les contrôles de communication qui sont précisés.

L’espace de confiance va se construire autour de :

  • la parfaite connaissance des contenus,
  • la maîtrise de leur cycle de vie et de leur capacité d’exploitation,
  • l’utilisation facile de ces informations (métadonnées, documents et données structurés)
  • la gestion rigoureuse des questions de sécurité
  • le contrôle strict des accès.

Les conséquences pour l’organisation d’une incapacité à mettre en oeuvre son espace de confiance vont bien au-delà de dispositions légales.

C’est pourquoi, en s’attachant au respect des règles, la gouvernance de l’information contribue à instaurer cet espace de confiance dont elle doit en rester la garante.

La révolution numérique va nous pousser à devenir tous plus acteurs que consommateurs d’information et de contenus.
Cette mutation irréversible est porteuse d’opportunités incroyables pour les organisations qui sauront, à l’instar des technologies 2.0, mettre l’homme au coeur des projets et des processus.

En répondant aux légitimes inquiétudes quant à la CONFIANCE, la stratégie de gouvernance de l’information est une brique constitutive du socle sur lequel se bâtit la réalité économique de demain.

La gouvernance de l’information en 5 mots clefs – #3 CYCLE


#3 CYCLE

Un des éléments déterminant de l’EVALUATION du capital informationnel d’une organisation est la notion de CYCLE.

Selon Le Dictionnaire, la définition du CYCLE est : une série de phénomènes se déroulant à périodicité régulière, la durée entre deux reproductions de cette série de phénomènes et par extension série d’événements marquant une étape de fabrication industrielle, une étape de maturation naturelle.

Les notions d’étapes, de périodicité et de durée sont essentielles quand on s’attache à la gouvernance de l’information.

En effet, la valeur d’un contenu, quel qu’il soit, n’est bien évidemment pas linéaire dans le temps.

Cette valeur, que nous avons déjà définie comme pouvant être métier ou d’usage, mais également juridique et patrimoniale, va fluctuer au fil du temps, des contextes ainsi que des évènements.

Le capital informationnel est soumis à des influences, des événements externes qui peuvent modifier la manière dont il doit être géré par l’organisation.

Très souvent, l’information n’a qu’une valeur évènementielle, ponctuelle voire instantanée, mais quand bien même le cycle de vie est court, il existe et doit être intégré dans les processus.
La notion de cycle est donc indépendante de la durée même si celle-ci en constitue un des paramètres.

Tout contenu, tout document, toute donnée, utilisé et produit par et dans l’organisation, a un cycle de vie qui inclut sa destruction ou son versement à des fonds d’archives patrimoniales (Archives Nationales par exemple).

La particularité du cycle de vie est, qu’en en faisant partie intégrante des paramètres de chaque typologie, il est intimement lié au référentiel de conservation des contenus structurés et non structurés.

Au niveau juridique, le cycle de vie reflète les dispositions légales quant à l’obligation de conservation des informations, c’est à dire la durée des différents cycles successifs auquel est soumis le contenu.

Au niveau métier, le cycle de vie intègre des notions de cycles qui peuvent être différenciés, non seulement du fait de la typologie du contenu, mais également du fait des exigences ou des besoins d’accessibilité et de restitution.

Enfin, d’un point de vue technique et financier, le cycle de vie épouse les contraintes de conformité ainsi que les politiques en matière de gestion des risques tout en privilégiant les coûts les plus bas en ce qui concerne les solutions techniques (déduplication notamment) et support hardware d’archivage.

La gouvernance de l’information est bien une stratégie organisée autour de l’évaluation des données et des documents dont l’usage et les besoins de conformité encadrent un cycle de vie défini dans le référentiel de conservation.