Social business, collaboration : la dangereuse illusion de la facilité !


On a pour habitude de dire qu’au royaume des aveugles, les borgnes sont rois !
En matière de management et de mise en oeuvre de nouvelles pratiques au sein des entreprises, on ne dérogera pas au dicton !
Mais on reste au niveau des « seconds couteaux » alors que les projets ont besoin de fines lames !

faciliteEn fait, beaucoup dans l’entreprise, à défaut de comprendre la réalité des projets et les enjeux, pensent que c’est facile de faire de la collaboration une pratique reconnue pour ses résultats.
Les autres, peu ou pas concernés, s’en remettent avec fatalisme aux fréquentes et souvent incompréhensibles « nouvelles orientations stratégiques » portées par des managers dont – trop souvent – la principale préoccupation est l’avancement !
Et pendant ce temps là, il reste ceux qui font « tourner la boutique » avec plus ou moins de talent et d’engagement, mais dont on sait qu’on peut compter sur leur auto discipline, auto modération et assiduité, ce qui fut un temps nommé « la conscience professionnelle ».
Ceux-là sont la plupart du temps « sous l’eau » et il est difficile de les enrôler au service de nouvelles initiatives sans alléger leur cahier des charges existant.

Dans ce contexte ou par « principe de précaution » on ne prend plus de risque si ce n’est dans le « passer de la patate chaude » à son meilleur ennemi, il n’est pas étonnant que les projets collaboratifs, ou de communication interne, plus ouverts, souffrent trop souvent d’un maigre succès.

Pas d’objectifs, pas de méthode = pas de succès !

L’équation est simple, sans grandes inconnues, sauf que personne jusque là n’a été préparé à la résoudre en employant des paramètres aussi volatiles que des données contextuelles et d’environnement : une nouvelle dimension !

Alors on (vous, moi, nous tous) crée des nouveaux mots, on multiplie les conférences et autres colloques, on se réjouit de retours d’expériences timidement positifs et surtout on anticipe les prochaines étapes sans avoir pris le temps de réussir les premières.

Certains ont « jeté le bébé avec l’eau du bain », d’autres n’ont pas pris le temps de s’engager qu’ils sont déjà partis ailleurs et les projets entreprise 2.0. social business, ou quelle que soit l’appellation que vous préférez, mis en oeuvre chez les grands comptes en France déçoivent !

Il y a certainement de nombreuses explications à ce constat et notamment dans la structure démographique des entreprises (1 seule entreprise de moIns de 30 ans parmi les 100 premières en France contre 9 en Europe et  63 aux USA ! selon le rapport Lemoine page 64), mais l’illusion de la facilité en est certainement la principale.

Ces projets, non reconnus comme stratégiques par le management de l’entreprise et dont le succès et l’audience ne participent pas des critères d’évaluations des initiateurs et des participants, sont laissés à l’initiative le plus souvent des équipes de communication interne et des ressources humaines.
Comme l’écrit justement Vincent Berthelot : « Ni les RH, ni la Com ne réussiront la tranformation digitale« , ce sont des « fonctions de support » dépendantes des urgences des métiers et soumis très fortement aux aléas budgétaires !
Si on ajoute la relative indifférence des équipes informatiques récemment snobées par les approches « cloud » de certaines équipes internes et bien évidemment l’approche « techno à fond » des éditeurs dont le business modèle de certains laisse planer de sérieux doutes quant à leur pérennité, on comprend aisément que ce n’est pas gagné !

Avant qu’il ne soit encore plus difficile pour vous, dans l’entreprise, de mettre en oeuvre des initiatives qui font sens en servant les métiers et donc les objectifs de performance économique et sociale de votre organisation, prenez le temps de discuter, d’échanger pour mieux dessiner le paysage fonctionnel et la stratégie éditoriale dont vous avez besoin !

La collaboration commence par décider ensemble de la stratégie qui va servir votre vision et sur ce point, personne n’a jamais dit que c’était facile !

La dématérialisation : pré-requis de l’entreprise numérique!


En cette rentrée, les projets de digital workplace continuent à se préciser et c’est tant mieux !

Et dans la plupart des cas, la réflexion menée par les porteurs de projets – côté business et infrastructures – soulève très souvent la question de la réalité de la dématérialisation des documents dans l’entreprise.

Le constat est objectif : les échanges dans l’entreprise (ou l’administration) ne sont pas – ou si peu – dématérialisés !

Si pour vous, le titre de ce billet est un truisme, ce en quoi vous n’auriez pas tort, il n’en reste pas moins qu’à l’heure de la transformation numérique des organisations, tout reste à faire pour beaucoup d’entre elles !

La dématérialisation des outputs et autres flux d’impression a été largement mise en oeuvre ces dernières années, de même que les fonds documentaires (archives) et les courriers entrants.
Nécessaire et souvent bienvenue pour des raisons évidentes de commodités et soutenues par des ROI (ou des espérances) bien documentés, cette étape de la dématérialisation a permis à de nombreuses organisations de considérer qu’elles avaient d’ores et déjà atteint une bonne maturité numérique.

Et puis, il y a l’EMAIL, le super « convoyeur » de documents et toutes les applications métiers bénéficiant d’un espace de gestion documentaire ou d’un accès à des solutions d’archivage électronique : tout pour donner l’illusion d’une entreprise bien dans l’iconomie !

Au fur et à mesure que les réflexions avancent et que les projets se précisent, il n’est pas rare de découvrir des pans entiers de l’entreprise qui ont échappé à la dématérialisation, voire à l’informatisation (sauf à considérer le traitement de texte et le parapheur comme des solutions numériques).

Très souvent, les procédures internes les plus simples ont échappé à la volonté de dématérialisation du simple fait qu’elles sont singulières, peu connues des responsables de projets des équipes IT et que globalement tout le monde en est satisfait et qu’il n’y a pas d’urgence, ni de ROI qui pousse à réfléchir à leur transformation.
Et chacun de valider une facture, une note de frais, voire une commande, en y apposant son paraphe avant de la « pousser » vers le bureau du prochain validateur, etc., tout le monde connaît ce quotidien dans les services : on re matérialise (imprimer) des documents entrants dématérialisés à l’arrivée pour les faire circuler dans un parapheur de signataire en signataire avant de les re-dématériliser (numériser) pour les conserver dans des applications ou les archiver !

Ces pratiques posent deux problèmes :

  1. elles sont pour la plupart peu sécurisées même si tout le monde pense le contraire (ou presque)
  2. elles sont des points de blocages (des grains de sables) au coeur des initiatives d’évolution vers l’entreprise numérique et des chantiers (change management) qui l’accompagnent et la facilitent.

La question de l’automatisation et de l’interopérabilité des solutions et des processus ne peut être traitée avec succès que si – entre autres – les collaborateurs ont acquis une maturité numérique dans leur quotidien au travail.
Une digital workplace pertinente est d’abord une offre de service numérique pertinente organisée autour du mieux travailler des collaborateurs pour leur meilleur confort et le plus grand bénéfice de l’organisation.

L’entreprise numérique – et c’est bien le cas des entreprises « digital natives » – est une entreprise affranchie du besoin de documents matérialisés.

Il est important pour toutes les organisations d’engager des actions afin de transformer le quotidien des collaborateurs pour finalement réussir à proposer une organisation du travail plus pertinente et plus efficace.

Ce changement ne peut pas se faire sans eux, et les personnes qui ont la responsabilité de la gestion de cette évolution auraient tort de s’en tenir aux seules volontés exprimées par leurs « managers ».

Social Business, quelles perspectives pour vous?


La transformation du cadre de travail est le bon moment pour tenter une approche plus pertinente car personnalisée.

La méthode largement décrite et « supportée » notamment par John Stepper « working out loud » appartient aux pratiques intéressantes et certainement productrice de valeur dans beaucoup de cas.

Une des difficultés de ces approches « peu standardisées », ouvertes et encore très perturbantes tient à la bonne compréhension des attentes de tout à chacun.

Jane McConnell a récemment publié un document que je partage ci-après, document issu des groupes de travail qu’elle anime autour de la question de la « digital workplace »

Jane distingue 5 types d’acteurs concernés par la mutation de l’environnement de travail.

A mon avis, l’intérêt de cette « typologie » tient surtout au fait qu’elle émane directement des réflexions des représentants des entreprises et des organisations menant une réflexion active sur le sujet.

stakeholders digital workplace

 

La méthode d’investigation ou de compréhension des attentes de chacun, soit la réelle proposition de valeur pour ces acteurs, est un travail « classique » d’écoute et d’échanges qui peut permettre au travers de « persona » et de « use cases » d’approcher au mieux les objectifs, donc de travailler à la mise en place des outils et surtout des pratiques et de la gouvernance ad hoc !

Et des éléments de mesure ……..

Analytics

pour mieux comprendre les apports et l’adéquation aux attentes afin d’anticiper et de dessiner les futurs « milestones » de l’évolution du travail dans l’organisation. 

Une pratique collaborative fructueuse : question d’échelle ?


Même si la « courte échelle » est un bon exemple de collaboration pour arriver plus haut, ce n’est pas l’objet – vous vous en doutez – de ce billet !

Une des questions récurrentes à propos de l’efficacité de la collaboration est liée à la taille – en terme de membre – des communautés.

Que l’on se réfère aux travaux de Robin Dunbar et de son hypothèse :

… there is a cognitive limit to the number of individuals with whom any one person can maintain stable relationships, that this limit is a direct function of relative neocortex size, and that this in turn limits group size … the limit imposed by neocortical processing capacity is simply on the number of individuals with whom a stable inter-personal relationship can be maintained.

ou à ceux de Peter Killworth, il est vraisemblable que des groupes trop importants ne sont pas les plus efficaces.

Nous avons maintenant un bon niveau de retour d’expérience autour des communautés de projets, dont les premières ont été mises en oeuvre depuis une dizaine d’années dans les entreprises, et il apparaît clair qu’outre un objectif affiché et compris ainsi qu’une gouvernance simple et efficace, ces groupes sont le plus souvent très fructueux en termes de résultats.

Faut-il en déduire que les « grandes communautés » sont inutiles, ou simplement vouées à l’échec et que par delà les entreprises doivent se réorganiser autour de groupes restreints pour être plus performantes d’un point de vue économique et social ?

Du côté des entreprises, elles n’ont pas attendu (surtout les collaborateurs) pour adopter une organisation réelle (parfois éloignée des organigrammes) et un fonctionnement en groupes restreints et c’est probablement pour cela qu’elles fonctionnent assez bien.
Les plus grandes ont compris l’intérêt de la taille – non pas en terme d’efficacité organisationnelle, commerciale ou d’innovation – d’un simple point de vue du pouvoir : lobbying, poids social et économique (voir le « too big to fail » et le soutien des économies aux mastodontes bancaires en perdition il y a quelques années !) ou que sais-je encore !

Le danger pour ces entreprises est dans le silo ou plutôt dans l’aspect hermétique de certains silos organisationnels.

Une entreprise doit – pour se pérenniser – agir comme un corps social harmonieux et fort de la richesse de ses flux et connexions internes et les silos sont généralement des zones difficilement accessibles de l’extérieur.

Et de ce point de vue, seules les communautés sont un support réel à la transversalité à qui elles offrent une structure d’accueil et de pérennité.

Même, si la pratique collaborative est la plus efficace au sein de groupes constitués de 150 à 300 individus, il n’est pas pour autant que des communautés plus importantes en nombre de membres sont inutiles ou improductives !

Ainsi, je pense que tant dans un contexte personnel que professionnel, la communauté et la pratique collaborative plus ou moins riche, fréquente et intense produit des résultats et fait sens !

En dehors de cercles purement personnels que sont le couple, la famille et les amis, les espaces collaboratifs et les communautés sont pertinentes en tant que support actif aux :

  • groupes de travail (on le savait déjà !)
  • partages des connaissances et des expertises, ce qui de l’apprentissage au gain de temps quotidien pour des millions d’employés représente une valeur indéniable et difficilement estimable d’un point de vue global.
  • expériences de « social learning » et d’une mise en commun de connaissances, mais également de pratiques et de méthodes dans des univers aussi éloignés que sont aujourd’hui les milieux économiques et académiques.
    Le social learning par son « approche pédagogique » représente une opportunité également pour tous ceux qui souhaitent approfondir une formation ou réorienter une carrière.
  • aux besoins et envies de découverte et de partage (cf. Wikipédia) ouverts et disponibles du fait d’un infrastructure (outils et communications) efficaces.

tailleetpertinencedescommunautés

Et selon-vous ?

Intranet et stratégie numérique : état des lieux 2014


Comme chaque année, l’Observatoire de l’Intranet et de la stratégie numérique – une initiative du cabinet Arctus – publie la synthèse d’une enquête réalisée en ligne de janvier à mars 2014 et pour laquelle 474 participants ont été retenus.

Tout d’abord, rien de très surprenant dans les résultats présentés qui viennent conforter ceux présentés en décembre dernier par le Lab des Usages (initiative du cabinet Voirin).

Je vous propose quelques extraits intéressants et je vous invite à télécharger le document ainsi qu’à suivre sur le blog de Claude Malaison une analyse précise et pertinente – en plusieurs billets – de ces résultats.

A propos des informations disponibles dans les intranets :

contenu des intranets

Les fonctionnalités collaboratives disponibles

 

fonctionnalités  collaboratives

Les espaces collaboratifs ont le vent en poupe :

espaces collaboratifs

 

Une pratique sociale « à la traine » sauf quand la valeur ajoutée est explicite !

Pratiques sociales en entreprise

et globalement uns stratégie numérique « très conservatrice » (manque de maturité ?)

Projets numériques

Et enfin, une évolution douce marquée par l’importance grandissante du socio-type des « bâtisseurs » rami les entreprises qui ont participé à cette enquête.

socio types des entreprises