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E 20 : êtes-vous vraiment très mobiles ?


Les déclarations d’intention quant à la mobilité et à la mise à disposition des collaborateurs d’outils de plus en plus faciles et utiles sur mobile (tablettes et smartphones) ne manquent pas (cf. l’infographie ci-après).

Mais, les solutions déjà en production au niveau infrastructure ont déjà beaucoup évolué ces dernières années notamment au niveau des interfaces utilisateurs et le chantier de la mobilité vient « bousculer » le quotidien des projets des CIO et de leurs équipes.

Les éditeurs disposent, pour beaucoup, d’une offre mobile basée sur le cloud et, bien que je ne suis pas très enclin à assurer la « promo » de certaines solutions, vous savez tous le bien que je pense de Podio, mais également de la solution proposée par harmon.ie et c’est sur la version 4.0 de celle-ci que je souhaite revenir dans ce billet.

Annoncée à Boston, le 13 mai 2013, cette nouvelle évolution de la solution harmon.ie est particulièrement intéressante et bienvenue.

Pendant que Microsoft fait la promotion de son offre Office 365 et que, dans et hors les entreprises, l’utilisation d’appareils mobiles  se déploie très rapidement, il est consternant de constater que l’offre d’applications « professionnelles » mobiles fait cruellement défaut.

Je ne veux pas être désagréable à propos de certaines Apps, mais travailler ou utiliser un document Office sur un Ipad est très (trop) souvent difficile, voire impossible !

Alors quand il s’agit de SharePoint et de la participation à des espaces collaboratifs, ou de l’intégration de « fils » Yammer, ou encore d’un travail rédactionnel partagé, c’est encore du rêve !!!!

J’avais déjà mis en avant la pertinence des outils proposés par harmon.ie, pertinence probablement due à une vision « utilisateur » de l’application et non « développeur » ou technicien.
harmon.ie sur Ipad

Avec cette nouvelle version, c’est Office 365 (y compris SharePoint, SkyDrive Pro et vos emails), mais également Yammer qui « débarquent » en toute facilité et sécurité sur vos tablettes (IOS et Android), téléphones (y compris Blackberry).

On ne peut que se réjouir que les « product managers » de cet éditeur aient autant les pieds sur terre et les yeux rivés sur l’expérience utilisateur !

Il est probable que beaucoup d’éditeurs feraient bien de s’inspirer de cette approche qui consiste à mettre à disposition, en sécurité, les fonctionnalités nécessaires et utiles et non à tenter une « reproduction » 1 pour 1 d’une interface utilisateur PC, qu’elle soit riche ou plus légère.

La mobilité implique de nouvelles manières et probablement méthodes de travail et cela implique une réflexion pour une nouvelle offre adaptée aux nombreuses contraintes :

  • le support HW
  • la rigidité des applications en production
  • les usages des utilisateurs mobiles.

Pour en parler et en complément,

mobile enterprise

E20, Social business : du buzzword à la mise en production !


La conférence organisée à Lausanne le 25 avril sera l’occasion de revenir sur certains « fondamentaux » qui caractérisent les initiatives « social business » et avec eux les réseaux sociaux d’entreprise !

A l’instar des employés qui ont besoin d’un réel accompagnement pour comprendre et être à l’aise avec les stratégies, les outils et les moyens mis à leur disposition, les porteurs des initiatives « social business » peuvent avoir à « composer » avec des résistances internes.

Il y a d’abord les résistances  » conservatrices «  !
Mieux-avantOn y trouve pêle mêle les nostalgiques (c’était mieux avant), les pré retraités (quelque soit leur âge), les pas concernés, les pressés (pas le temps), les « surbookés » (non mais allo, quoi!), bref tous ceux qui ont de « bonnes raisons » pour dévaluer, voire faire échouer ce type de projets.
On les rencontre à tous les niveaux des métiers !

Il y a les résistances  » frustrées «  !
Ce sont souvent des profils d’employés qui craignent de voir leur rôle ou leur influence dévalorisés par des projets de ce type.
frsutratedIls peuvent souffrir d’un manque de reconnaissance, de valorisation, qui peut provoquer un refus de tout projet dont ils estiment qu’ils contribueraient encore plus à leur « isolement ».
On les rencontre bien évidemment dans le « middle management », mais également souvent dans les départements informatiques qui parfois assistent à une déferlante de demandes de contribution et de support à des projets dont ils sont loin d’avoir été les initiateurs, voire les conseillers.

Enfin, il a les résistances  » fourbes « .
fourbeElles peuvent être partout (tous les niveaux, tous les métiers) dans l’entreprise, ce qui les rend souvent très dangereuses.
Difficiles à déceler, donc à combattre (convaincre), elles s’expriment au travers des « lieux sociaux » que leurs tenants affectionnent : machine à café, fumoir, restaurant du coin ou encore « meetings secrets » !
Il s’agit, à la différence des autres types, d’une stratégie mise en oeuvre par des collaborateurs inquiets de leur avenir dans une entreprise dont ils ne comprennent plus le dessein sans toutefois l’avouer !

La réalité du succès des projets collaboratifs et sociaux dans les entreprises passe par l’affrontement avec ces résistances dans un objectif de conviction et non d’opposition.

La passion ne suffit pas et si la raison peut aider c’est parce qu’elle porte en elle les contenus « pédagogiques » qui peuvent éclairer quant à la stratégie, aux objectifs et au chemin qui sera suivi.

f_requirementsAu delà des résistances humaines, il y a les résistances plus techniques, arguments souvent utilisés, parce que soit disant objectifs, pour combattre un projet « social business ».

Avant la mise en production, la phase des spécifications fonctionnelles et techniques (ou l’inverse) est souvent l’occasion d’arbitrage (nive to have versus must have) entre  les résistances (impossibilités) de la plateforme et/ou des conditions d’exploitation.

Il ne faut pas sous estimer ces difficultés qui sont souvent réelles !
Les ignorer ne peut que renforcer les résistances.

Du buzzword à la mise en production, les initiatives « social business » suivent des parcours singuliers bornés par des étapes structurantes conditionnant le succès : cahier des charges, spécifications fonctionnelles, spécifications techniques, développement (ou intégration), recette, pilote, notamment.
Quelle que soit la taille de l’organisation ou l’ampleur (périmètre) du projet, ce cheminement ne peut pas se faire sans les « utilisateurs clefs » fonctionnels et techniques, les équipes en charge de l’exploitation, les compétences en terme de sécurité, les responsables métiers, les managers « intermédiaires », etc., tout autant de résistances potentielles avec qui il faudra « composer » !

La mise en production n’est pas que le fait, loin s’en faut, de la technique, et ce point à lui seul représente également la singularité de ce type de projets au regard de ce que nous avons connu par le passé !

Les PME de Suisse romande partent dans le nuage


121122-Boost-197Après Lionel Tissot qui nous dressait un portrait de la mise en oeuvre de projets sociaux et collaboratifs dans le monde de l’horlogerie suisse, c’est au tour de  Jean-Philippe Gierczak, Associé Boost (Suisse) de nous parler de « digital workplace » dans le monde des petites et moyennes entreprises en Suisse romande.

Bonjour Jean-Philippe, en premier lieu, quel impact le cloud peut-il avoir en général sur l’organisation des petites et moyennes entreprises ?

Le cloud peut permettre aux petites et moyennes entreprises de les libérer de contraintes opérationnelles et de se concentrer sur leurs activités. Confiant l’intégralité de ces tâches à des professionnels (opérations liées à la maintenance, la sécurité des données, les sauvegardes, …), ces entreprises réduisent leurs risques. Leur infrastructure est sous contrôle et la gestion des postes de travail est très simplifiée. La mise en œuvre très rapide de nouvelles solutions applicatives, une infrastructure qui s’adapte instantanément  à leur besoins leur permettent d’être extrêmement réactives face aux opportunités du marché comme à leurs contraintes.Une meilleure utilisation des fonds avec une structure de coût adaptée au plus près de l’utilisation réelle.
Enfin, les solutions Cloud constituent une réponse très efficace aux besoins de mobilité des collaborateurs ou aux besoins de partage et de collaboration des entreprises présentes dans plusieurs sites.

Y a t-il des bonnes pratiques déjà répandues ou en est-on encore à un stade plus « expérimental »

Nous voyons se dégager deux tendances :

  • Soit le passage au cloud est réalisé à l’occasion d’un nouveau besoin applicatif, et il est aujourd’hui difficile de ne pas s’intéresser aux solutions SaaS…
  • Soit à périmètre applicatif identique, l’environnement du client est rationnalisé et passé en mode cloud.

Dans tous les cas, il est important de bien communiquer auprès des employés et de les accompagner dans ces changements, même s’ils sont mineurs en termes d’utilisation. Gérer cette transition comme un vrai projet est nécessaire pour son succès.
Je qualifierais plus d’« expérimentale » la pratique qui consiste à laisser à chaque utilisateur la possibilité de répondre de façon ad-hoc à un nouveau besoin. Ces solutions s’adoptent ensuite par contagion, mais les effets dans le temps ne sont pas maitrisés et peuvent mettre en péril la sécurité des données et la productivité : tout employé devient administrateur informatique !

Quels sont les principaux facteurs de l’adoption d’une offre disponible dans le cloud ?

La richesse de l’offre applicative disponible permet d’identifier des solutions en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Le temps de mise en œuvre et l’investissement initial faibles permettent d’avoir un retour sur investissement plus rapide, qui de plus n’est pas dégradé dans le temps par des dépenses de gestion ou d’évolution de l’infrastructure.
Enfin nous retrouvons les facteurs de mobilité (accessibilité depuis tout point connecté), de disponibilité et de sécurité (gestion par des équipes expérimentées sur des infrastructures de haut niveau).

En terme de sécurité d’accès et des informations, quelles précautions faut-il prendre?

Bien que chaque profession ait ses propres pratiques, il est préférable en règle générale de ne pas laisser une législation étrangère s’imposer à ses données.
Etudier dans le détail le SLA (service level agreement) offert par le prestataire, notamment en termes de préservation et d’accès aux données bien sûr.
Pour l’accès, depuis un simple couple nom d’utilisateur/mot de passe jusqu’aux solutions de token ou OTP (One Time Password) comme dans l’eBanking, le fournisseur devrait pouvoir apporter à chacun une solution adaptée à ses contraintes.
Cette solution permet de créer des accès temporaires à des externes à un groupe restreint d’application ou de données. L’intégration de collaborateurs « occasionnels » est simplifiée ; sa productivité et sa valeur ajoutée sont augmentées.
A nouveau, il sera nécessaire de communiquer les bonnes pratiques auprès des utilisateurs, en particulier lorsqu’ils accèdent à leur environnement en déplacement.
Un avantage considérable pour les collaborateurs en mobilité, notamment au delà de nos frontières : n’avoir aucune donnée sur le poste lui-même est rassurant en cas de perte ou de vol de leur portable…
Enfin, une clause de réversibilité qui permette la récupération des données durant toute la durée du contrat mais surtout en cas de rupture est naturel, mais c’est mieux en l’écrivant.

Est-il possible de disposer d’un « poste de travail  » distant et complet en termes de besoins applicatifs?

boost-cloudOui, il est possible de disposer d’un poste qui permette de d’accéder à l’ensemble de ses applicatifs, qu’ils soient web ou client lourd.
Nous avons développé Boost Connect, qui représente une nouvelle génération de bureau virtuel : il s’agit d’une interface web qui permet à nos clients d’accéder à l’ensemble de leurs applications, et qui inclut des fonctionnalités de collaboration et de partage d’information.
Le poste de travail physique n’est plus aussi important : depuis n’importe quel terminal (pc sous windows, Mac, tablette etc), nos clients ont  accès de façon sécurisée à l’ensemble de leurs applications et données.
L’assistance à l’utilisateur n’est pas oubliée : en standard, un accès au support est disponible directement dans Boost Connect.

En résumé, c’est un poste complet qui simplifie l’accès aux applications (Single Sign On), dispose d’une interface directe avec le support, et propose fonctionnalités de réseau social d’entreprise pour favoriser les échanges et la cohésion des équipes.

Ces « postes de travail à distance » bénéficient de quel niveau de maintenance ?

Le bureau virtuel et les applications font l’objet de l’attention d’équipes expérimentées en 7×24. Les logiciels sont maintenus en configuration optimale et les données sauvegardées quotidiennement.
Ce qui permet de s’engager sur des taux de disponibilité très élevés qui atteignent les 99,9%.
Quant au poste physique, il peut être substitué en quelques secondes, par un nouveau « device ». Les clients peuvent bien sûr conserver leurs contrats de support, ou bien les alléger…

 Comment voyez- vous l’évolution du poste de travail à moyen terme ?

Un poste de travail virtualisé qui permette d’être efficace, adapté à toute situation d’utilisation et accessible quel que soit le « device ».
Cette indépendance du poste physique permet aux utilisateurs de choisir leur terminal (ou device) : qu’ils soient MS Windows ou Mac, peu importe.
Un environnement qui présente à chacun, de façon personnalisée ses propres applications/alertes/flux d’information, tâches, … liés à son métier.
Nous avons beaucoup progressé avec Boost Connect, et nombre de ces caractéristiques sont déjà implémentées… Je me demande si je ne suis pas en train de vous décrire le présent !

Utilisez-vous ce type de services pour votre société ?

Oui, très largement. Les bénéfices ont été une mobilité inégalée (une réalité pour le télétravail), une communication informelle enrichissante, toujours la dernière version des logiciels sans s’en préoccuper.
Tous y trouvent leur compte dans l’entreprise, y compris les irréductibles qui souhaitent conserver quelques données sur leur poste de travail : un service de synchronisation automatique sécurisé se charge de leurs données…

Personnellement, je n’ai aucune application sur mon mac book air, 100% à distance !

Merci Jean-Philippe pour la richesse de ce retour d’expériences !

En complément,vous trouverez sur ce blog d’autres billets à propos de la digital workplace et notamment :

Entreprise 2.0, Social business, collaboration : quel intranet demain ?

L’intranet est mort, vive la #DigitalWorkPlace !

E 2.0 : vers une culture numérique (socialization, digital workplace, gen y)

[#e20s] Pratiques, outils et poste de travail de l’entreprise de demain


Tel est le thème de la 3ème matinée de l’Entreprise 2.0 qui se tiendra le mercredi 23 janvier à Genève.

En préalable à ce « séminaire » auquel vous êtes conviés, ne serait-ce qu’à partager un petit-déjeuner et suivre les débats et démos (particpation gratuite, mais inscription souhaitée), je souhaiterais en cette fin d’année revenir sur deux (entre autres) évènements importants récents et importants.

Il y a eu d’abord (hors chronologie) le lancement dans Google + des communautés, de Google Drive et des premièrse tablettes Nexus.

En face (ou presque) Microsoft peaufinait son offre Office 365, la nouvelle version de SharePoint, SkyDrive et Surface !

Les pratiques évoluent rapdiement et les nombreux projets collaboratifs et sociaux mis (ou en cours de mise) en oeuvre dans les organisations ne peuvent que bénéficier de ces nouvelles offres fonctionnelles et matérielles.

Il y a quelques semaines, nous échangions à linitiative de @bjoern_n  à propos de la « digital workplace », des besoins auxquels elle rép0ndait mais également des perspectives (télétravail, souplesse, réduction des coûts immobiliers, etc.) qu’elle permettait d’imaginer.

Quelques semaines auparavant, je tentais d’illustrer pourquoi et comment l’interopérabilité ou à minima un peu de standardisation serait une « bonne idée » pour soutenir l’évolution du quotidien des « cols blancs »

Il est aujourd’hui peut-être plus facile de dessiner le futur des pratiques, mais également des outils que nous utiliserons !

Pour autant, il est probable que les efforts réalisés pour une meilleure interopérabilité restent largement insuffisants (pas de standard commun aux éditeurs) ou incomplets.

A ce sujet et en complément des nombreux articles et points de vue notamment à propos de SharePoint 2013 (plateforme sur laquelle j’ai l’opportunité de travailler actuellement), je vous propose de découvir la valeur ajoutée qu’une solution comme celle proposée par harmon.ie peut vous apporter au meilleur bénéfice des vos utilisateurs et de l’utilisation des applications Office à partir du client Outlook !

Venez en discuter avec nous le 23 janvier !!!

harmo_ie

Entreprise collaborative, social business : comment « faire du neuf avec du vieux » ?


Fin de semaine dernière, nous étions quelques-uns à avoir répondu à l’invitation de Bjoern Negelman (European E 2.0 Summit) pour un meet-up organisé chez Next Modernity (voir le rapide compte rendu de Thomas Pichon sur Blog Spirit).
Tout d’abord, merci à tous pour ce moment de débat et pour les échanges que nous avons eu autour d’un verre [sympa le « lounge » de Next modernity;-)].

Les débats tournaient autour du rôle et du poids des RH et dans la transformation de l’entreprise en Social Business.
Sans refaire le débat, il y a au delà des différentes perceptions, deux points qui ont marqué en filigrane les échanges.

Question de temps

Richard Collin illustrait la question du temps avec une petite dose de dramaturgie poétique en disant :

Les entreprises pensent qu’elles ont le temps, mais elles ne l’ont pas. C’est comme si elles regardaient la lumière d’une étoile qui s’est en fait éteinte depuis quelques années déjà.

Et si la pression du temps est bien réelle, ce n’est pas tant du fait d’un facteur « tendance » mais bien plus d’une lame de fond à laquelle nous participons tous et que certains sociologues ont déjà « documenté » dans leurs travaux.

Comment faire vite ou à défaut « ne pas rater » le train de l’entreprise en mutation ?

En mobilisant les énergies et les « ressources » (Richesses Humaines) dans la mise en oeuvre fonctionnelle et technique de projets riches de sens et aux contours clairement définis.
L’évolution d’un corps social se fait à « son rythme » mais s’il est une constante, c’est bien celle de la « viralité » et le meilleur exemple dans l’entreprise reste celui dont les acteurs et les bénéficiaires portent l’étendard avec fierté !

Quels sont les risques d’être trop en retard ?

Il y en a beaucoup, mais ils ont tous étroitement liés à la disparition de l’organisation !
L’évolution de l’entreprise tient principalement à sa survie par la mise en oeuvre de nouvelles méthodes, de nouveaux réflexes, de nouveaux espaces, etc., dans une perspective inchangée de performance économique (et parfois sociale).
L’organisation qui n’aura pas su évoluer dans cette perspective au bon moment risque de perdre sa légimité et rapidement sa raison d’être d’un point de vue économique par « l’implosion » de son écosystème (employés – clients – partenaires).

Des acteurs engagés

Oui, mais qui ?
Le débat de jeudi a permis de constater à quel point les « acteurs traditionnels » de l’entreprise n’étaient pas préparés pour cet engagement.
Harold Jarche reprend la discussion dans un de ces derniers billets, et je me réjouis de vous proposer l’illustration proposée par Joachim Stroh qu’il partage avec nous :

Effectivement, l’évolution de la conception d’une organisation basée sur les titres et les fonctions vers la valorisation des rôles et des compétences demande un accompagnement et du leadership.
Doit-on attendre une « nouvelle génération » de leaders pour accomplir cette « métamorphose » ?
Si oui, qu’en est-il du facteur temps ?
La vitesse des changements sociaux nous oblige à penser que la « fenêtre de tir » est assez courte et qu’à défaut de pouvoir prétendre à une expertise visionnaire de l’entreprise de demain, il va bien falloir accepter de prendre des risques et de donner de l’impulsion à cette « mutation » dans l’entreprise.

En acceptant de sortir du double carcan :

  • de l’enseignement délivré par les  « business schools » dont  les programmes sont trop souvent restés figés aux modèles et aux processus des années 70 et,
  • des outils de gestion et autres logiciels pensés » dans les années 80,

les managers (RH,com, marketing, sales, etc.) trouveront le(s) terrain(s) idéal d’expression de leur « intrapreneurship » et de l’accomplissement (avec la part de risque inhérente à tout projet) de leurs ambitions.

Les futures générations seront là pour parfaire et continuer le travail entrepris par et dans des organisations conscientes des enjeux d’un environnement « mouvant » à la construction duquel nous contribuons tous.