Gouvernance de l’information, entreprise 2.0 : où en sommes-nous ?


Il est acquis pour « tout le monde » que l’entreprise de demain se construira également à partir de la mise en oeuvre de stratégies de gouvernance de l’information.

Jean-Pascal Perrein vient de livrer au nom de l’observatoire de la gouvernance de l’information un livre blanc sur le sujet.

Sujet qui est particulièrement vaste, mais l’ambition de ce travail « collectif » est à la hauteur du défi.

Cette initiative servie par des professionnels (consultants, éditeurs et utilisateurs) arrive à point nommé pour nous permettre de faire un point de situation à propos de la gouvernance de l’information et de l’évolution de l’entreprise mises en perspectives.

Je vous conseille vivement de télécharger ce document qui, en un peu plus de 60 pages, décrit la réalité des entreprises françaises en ce domaine.

Dans ce billet, je reviens sur 3 points qui me paraissent intéressant à développer (toute l’étude est intéressante, bien évidemment !)

La gouvernance de l’information en support à l’économie du savoir

L’économie de demain sera celle du savoir (en réseau), l’information est plus que jamais clef !
Comment gérer avec précicion et efficacité un « processus » de maturation de l’information sous forme de données jusqu’à la connaissance au service de l’accroissement des compétences ?

La donnée est au coeur et son utilisation doit être faite au regard des indicateurs clefs de « performance » de ceux pour qui elle est essentielle : les métiers.

Sans stratégie, ni cadres, ni référentiels, cette exploitation intelligente est  difficile si ce n’est impossible !

La gouvernance de l’information est aussi une pratique « collaborative »
Non seulement,  la mise en oeuvre d’une stratégie de gouvernance de l’information est au service du développement de l’entreprise de demain, mais elle ne peut se faire qu’au travers des « méthodes » (collaboration et transversalité) qui en sont les principales caractéristiques.

Dans le cas précis, on parle d’instance plutôt que d’espace, mais le principe est le même : rassembler autour d’un sujet/projet les rôles les plus pertinents (pas les fonctions les plus importantes) tout en « légitimant » et en crédibilisant le travail du groupe par un lien fort avec une direction opérationnelle de l’entreprise.

Dans la réalité, peu d’entreprises (moins de 30% des participants à l’étude) ont « institutionnalisé » ce mode de fonctionnement pour la gouvernance de l’information : autant dire que le(s) chemin(s) sera(ont) long(s) et très probalement propres à chaque organisation.

La gouvernance de l’information concerne toute l’organisation

C’est en effet une stratégie qui a des effets « structurants » pour l’organisation car tous les contenus (émis, reçus, partagés, stockés, archivés, …) sont éligibles aux programmes qui la supporte.
Et les espaces sociaux sont également concernés, de même que les « outputs » des applications traditionnelles.
Ceci implique que toute l’organisation et ses métiers participent à la « formulation  » de la stratégie – ne serait-ce que pour en apprécier les impacts, mais également à la mise en oeuvre des solutions techniques et/ou fonctionnelles.

Il y aurait beaucoup à dire à propos des enseignements de cette emquête et du contenu de ce livre blanc.
S’il en est une que j’ai particulièrement apprécié, c’est la « remise en cause » de l’approche de la gouvernance de l’information faite du seul point de vue du risque.

Je regrette également que pour certains, il faut attendre l’émergence d’un « gros risque », donc d’une douleur intense probale avant d’entamer une réflexion sur le sujet.
je regrette également que certains éditeurs n’arrivent pas à valoriser leurs solutions techniques, au delà du « painfull », dans une vision (quelle valeur ?) plus structurante et pertinente au service de l’entreprise de demain.

Quoiqu’il en soit, merci à l’Observatoire de la Gouvernance de l’Information !

————————– Articles complémentaires ————–
Medias sociaux : quel besoin de gouvernance pour l’entreprise 2.0 ?

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L’information (les données) plus que jamais au coeur de l’entreprise de demain


Quoi de neuf me direz-vous !

Aucune révolution, en effet, mais quelques précisions ( nécessaires ?)

Distinguer l’information de l’application

Les récentes évolutions techniques ont largement contribué à ce que les utilisateurs s’intéressent de très près aux outils qu’on leur propose à titre professionnel et bien sur privé (la frontière est parfois un peu tenue).

Hors, l’application, bien que nécessaire, n’a en fin de compte aucun intérêt hors de ses phases de conception (pour les éditeurs) et d’utilisation (pour les entreprises) et la vision qu’on en a pourrait être « contreproductrice ».

Dans un modèle basé sur une informatique de gestion, chaque application est « détentrice » des informations et des données qu’elle recueille, qu’elle utilise en phase d’exploitation et qu’elle stocke ou archive.
L’architecture opérationnelle qui en résulte est une organisation qualifiée de « silos », donc fortement verticalisée par métier (et par application!).
Si ce type d’organisation va bien aux directions informatiques (logique matricielle) ainsi qu’à beaucoup d’employés (habitude et confort), elle représente souvent un non-sens pour les entreprises !
L’appropriation des flux d’information par les applications à leur seul bénéfice, c’est un peu comme si chaque appareil électrique avait son approvisionnement en direct avec le fournisseur de courant.
Il existe des référentiels « communs » et partagés par les applications informatiques d’une entreprise, mais l’absence des standards et les « querelles de chapelle » rendent difficile la mise en production d’une architecture plus homogène, basée sur des solutions interopérables!

Quelle est la légitimité des éditeurs à nous proposer des systèmes « propriétaires », fermés, souvent plus au service de leurs intérêts financiers que de ceux de leurs clients ?
A ce stade, il est peut-être temps que certains réfléchissent à leur modèle d’affaire et nous proposent des applications pertinentes, performantes, au service d’un traitement efficace de l’information, réflexion qui peut, à l’instar de ce qui se passe dans d’autres industries, conduire à d’autres modèles plus aptes à servir le « business » à moyen terme.
Tout à chacun utilise des applications sur son poste de travail, mais également sur son smartphone, l’essentiel est le résultat du traitement, non pas les caractéristiques du logiciel qui a permis de le réaliser.

Open data : une opportunité pour l’entreprise de demain

Si, comme moi, vous considérez que l’information (les données) sont la valeur au service des affaires, vous devez regarder avec intérêt les démarches « open data« .

Est-il encore possible, et si oui pour combien de temps, de penser l’entreprise hors des initiatives open data ?

L’open data est un peu au monde de l’informatique ce que Ikéa est à celui du mobilier :

Les données déposées dans le domaine public et mises à disposition de tous sont une réelle source de valeur ajoutée pour les organisations.
Pour que leur exploitation soit facilitée, il est prudent de les accompagner d’un mode d’emploi.
Pour que cet usage soit largement adopté, il faut décrire les scénarios d’utilisation des données (le type de meuble : étagère, table, etc.) ainsi que les étapes de leur « ingestion » dans le système ou l’application cible (descriptif de montage) et les processus qu’elle gère et/ou commande.

Il est probable qu’une certaine rationalisation s’impose en ce qui concerne la multitude de données dupliquées dans les systèmes publics et privés.
Combien de systèmes différents (reliés ou non) contiennent des informations du type nom, adresse, vous concernant par exemple ?
Ces informations sont publiques et rien n’empêche leur mise à disposition dans un modèle « open data », si ce n’est à préciser qui est/sont le(s) responsable(s) /steward(s) de ces informations.

Les données sont l’information ; une partie d’entre-elles est dupliquée dans un nombre inimaginable de systèmes générant ainsi des surcoûts sans aucune contre partie en terme de valeur ajoutée.

Préserver l’essentiel

Après tout peu importe que certaines données sont partagées si on peut en garantir la qualité !

Les organisations ne pourront continuer, sauf à y consacrer des budgets très importants, à gérer toute l’information dont elles peuvent avoir besoin !
De ce point de vue, il est temps de réfléchir à la mutualisation de données publiques (recensements, annuaires, etc.) au service des entreprises et des administrations.
Et pour avancer sur cette voie, il faut d’ores et déjà adresser, outre la question de « stewardship », celle plus globale de la définition et du périmètre de la sphère privée : débat 2.0 que tout le monde cherche à éviter au mépris de l’intérêt légitime du « citoyen ».

Ce sont là des suggestions au service d’une exploitation (valorisation) facilitée et sécurisée de l’information pour notre plus grand bénéfice et en confiance.

A votre avis ?

Medias sociaux : quel besoin de gouvernance pour l’entreprise 2.0 ?


Nul n’est besoin d’en écrire des pages et des pages sur l’importance (en terme de contenus) des médias sociaux.

Actuellement, l’Entreprise 2.0 Summit se tient à Paris et vous pouvez suivre en « direct » les débats sur Twitter (#e20s).
Je vous conseille également le blog de @haikUsages sur lequel vous trouverez un compte-rendu de ces journées.

La question de la gouvernance est abordée, mais presque « par erreur« , comme si cette question dérangeait, que peu d’entre-nous sont confortables avec ce concept de gouvernance de l’information.

Bien sur, personne ne veut écarter la question, mais on préfère parler d’engagement, de confiance, de loyauté.

La gouvernance de l’information peut impliquer des contraintes dont certains pensent qu’elles nuisent à la qualité de l’expression, donc à l’apport des médias sociaux.

Tout est question d’équilibre et je reste convaincu qu’une stratégie de gouvernance de l’information ne peut que servir les objectifs et la mise en oeuvre  de l’entreprise de demain !

A votre avis ?

Pour alimenter votre réflexion, retrouvez ici le point de vue de Jesse Wilkins – Aiim.

Interopérabilité : clef de voûte de l’entreprise de demain ?


Il semble que la question mérite qu’on s’y arrête un peu.

Il y a les dernières annonces des « marchands », IBM à Lotusphere 2012 [voir les billets publiés par Bertrand Duperrin], mais également Alfresco et la mutation de son CMS en plateforme  » collaborative sociale » [HTML5, intégration bureautique MS Office, GoogleDocs, SaaS] et il y a surtout les questions liées au système d’information qui soutien l’entreprise de demain.

La semaine dernière, Lecko partageait sa vision de l’urbanisation du SI social et dessinait les 4 types d’approche (ou chemins de transformation) pour une « entreprise sociale » : stratégique, par l’outillage, métier ou individuelle.

Il y a quelques semaines, sur ce blog, on parlait déjà maturité et interopérabilité en ce qui les solutions de gestion de contenus et je pense qu’il devrait en être de même pour les solutions dites « sociales ».

Une cohérence nécessaire

Tout le bruit qui est fait autour de l’entreprise de demain (blogs, conférences, livres, interviews, etc.) contribue à mettre en exergue le besoin de cohérence : managériale, éditoriale, architecturale et système.

En effet, comment convaincre de l’intérêt, de la valeur ajoutée en pratique de la collaboration, si les solutions mises à disposition ne sont, elles, pas capables d’échanger en toute facilité et transparence les informations et les données nécessaires à la pertinence ou plus simplement à l’activité d’un espace social ?

Bien sur, il n’est pas facile d’identifier la solution idéale mais à regarder de près ce qu’on possède et utilise, il y a déjà quelques pistes qui peuvent se dessiner.
En dehors des questions fonctionnelles et des besoins des utilisateurs/contributeurs des espaces sociaux, il est une autre question préalable : ont-ils besoin d’informations référencées dans les systèmes en production.
La réponse est bien évidemment dépendante des projets et des organisations, mais il y a fort à parier qu’un jour ou l’autre, ce sera fatalement OUI !

Alors, il faut s’y préparer et identifier le niveau de maturité des applications existantes au regard de la question de l’interopérabilité et plus largement des standards (CMIS, JSR, Dublin Core, etc. ).

Si l’exigence « sociale » est portée par les utilisateurs (clients, partenaires, employés), elle doit pour réussir rapidement « faire corps » avec le reste de l’organisation et notamment les outils en place (ERP, CRM, applications métiers).
L’informatique de contribution ne remplace pas l’informatique de gestion, elle est là pour la « sublimer » en quelque sorte et permettre à l’entreprise d’exploiter des gisements de valeur ajoutée encore vierge !

C’est pourquoi, la cohérence, mais également le bon sens veut que les équipes informatiques, au même titre que les autres membres de l’écosystème, soient appelées à la fois à titre de contributeur mais également à titre de « constructeur » d’un système d’information au service de la valorisation de la « dimension sociale ».

Faire exploser les silos

Il est une autre dimension qui ne peut exister sans interopérabilité : la dimension transverse !

Passe encore d’expliquer aux collaborateurs que pour des raisons de sécurité, de système, d’accessibilité, d’organisation (non surtout pas d’organisation), certaines applications ne communiquent pas avec les outils, espaces ou médias sociaux, mais de là à prétendre qu’elles ne doivent pas le faire !

L’entreprise de demain, telle qu’imaginée et vantée par les nombreux « évangélistes » anglo-saxons ou francophones est une « émancipation » par rapport au modèle matriciel et néo tayloriste : elle s’épanouit dans des relations transverses et dans la valorisation du rôle, bien au-delà des fonctions et des métiers.

Au niveau SI, l’interopérabilité est le seul « pack fonctionnel« qui permet, :

  1. d’éviter la schizophrénie et le burn-out
  2. d’assurer la continuité dans la production (indispensable à l’entreprise)
  3. de favoriser l’utilisation des espaces sociaux
  4. de créer de la richesse
  5. d’harmoniser les ressources
  6. de mettre en oeuvre une stratégie de gouvernance
  7. d’économiser sur les coûts d’infrastructure (moindre duplication des données) et de faire face à Big data
  8. de déployer le modèle 2.0

Il s’agit donc bien de faire exploser les silos, pas les référentiels, ni les applications métiers : l’entreprise de demain passe par une meilleure utilisation/exploitation des informations dans TOUS les espaces et applications disponibles pour les membres de l’écosystème !

Gouvernance de l’information et entreprise 2.0 : perspectives 2012


La gouvernance de l’information, c’est un peu comme l’entreprise 2.0 (et ce n’est pas un hasard) : on en parle beaucoup, mais on la « réalise » peut être un peu moins !

La gouvernance de l’information est un élément indispensable à la construction de l’entreprise de demain car elle est déterminante pour la CONFIANCE.

Pour beaucoup, la gouvernance a été jusqu’alors une stratégie de défense, de protection et les mises en oeuvre de solutions ont été principalement faites pour répondre à des litiges !
C’est peu dire que la gouvernance n’est pas encore directement « intégrée » dans notre quotidien !

Et pourtant, la stratégie de gouvernance doit être proactive, mais également « naturelle » pour porter ses fruits et supporter la transformation de l’entreprise !

J’ai eu l’occasion de participer à différentes réunions, mais également initiatives (dont celle lancée par Jean-Pascal Perrein que je salue ici), lu différentes études, et il me semble qu’il manque à tout cela une dimension clairement affichée : le business !

La gouvernance au service du business

Que ce soit au niveau des applications et/ou processus « internes » ou des nouveaux espaces : réseaux sociaux d’entreprise, intranet 2.0 ou bien digital work place, la gouvernance de l’information doit être réfléchie principalement en tant que soutien aux affaires et non pas seulement comme une stratégie de défense décidée par les « risk managers » et les directions juridiques.
Revenons à la « définition de la gouvernance de l’information selon Gartner :

 Gartner’s own (official, which means we argued about every word) definition of is as follows:
Information governance is the specification of decision rights and an accountability framework to encourage desirable behavior in the valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals

Un usage réel et efficace des informations au service de la réussite des objectifs !

Dans le contexte plus concret du quotidien des organisations, cela oblige, pour autant qu’on le veuille, à un certain nombre de « nouveautés », à savoir :

  • rendre la « prise de décision » plus facile et transparente,
  • définir clairement les rôles et les responsabilités,
  • décider de « règles » (guidelines) à propos des contenus partagés et générés par les « utilisateurs » (versus ceux générés au niveau des applications d’infrastructure)
  • et ,, pouvoir « quantifier » les coûts de la non conformité des informations par rapport aux « règles » métiers (usages) ce qui implique de pouvoir disposer d’indicateurs clairs et pertinents pour le « business ».

Big Data vu par The Economist

En 2012, il est souhaitable que les entreprises mettent en oeuvre des stratégies en soutien à la valeur de l’information qui ne réside pas dans sa possession mais bien dans l’usage qu’on peut en faire !

Et c’est bien pour cela que les programmes (projets) de gouvernance de l’information et de « data quality », voire de « data excellence »  vont prendre un nouvel élan en 2012 : ils constituent le meilleur moyen de continuer à être efficace, pertinent, mais également mobile (et agile) et confiant dans un environnement « encombré de données et d’informations : selon IBM, nous produisons chaque jour 2.5 trillion bytes de données et 90% du volume actuel a été généré ces deux dernières années !)

Et pour vous, quelles sont les perspectives en ce qui concerne les programmes de gouvernance de l’information en 2012 ?

Retour sur mes intuitions 2011


Les traditions ont quelquefois du bon, et celle des « prédictions » ou des « prévisions » de tendance sont souvent l’occasion d’exprimer ses propres intuitions, mais également, pour certains, ses espoirs « les plus fous » !

Pourtant, il y a toujours un moment plus difficile qui correspond à la période courant entre le moment où on accepte de revenir avec objectivité sur les prévisions annoncées l’année précédente et la publication des intuitions pour la nouvelle année qui arrive !

Bon, allons-y !

En décembre 2010, j’avais listé les 8 tendances dont je pensais qu’elles allaient marquer l’année 2011 :

1. la mobilité
Bonne intuition et la conférence #LeWeb11 qui se déroule à Paris en ce moment sur le thème de SoLoMo conforte mon analyse.
L’offre mobile (applications et services) s’est considérablement développée en 2011.
Valorisée dans l’humanitaire, mais également dans la relation sociale et commerciale, la technologie mobile est devenue incontournable en 2011.

2. le cloud computing
Idem, pourrais-je écrire, pas besoin de faire un dessin !
Le cloud computing s’est imposé assez rapidement auprès de entreprises.
Qu’il soit public ou privé, destiné aux PME ou mis en oeuvre par des grandes entreprises, le cloud est source de souplesse et l’occasion de tenter, une fois de plus, de maîtriser les coûts liés à l’infrastructure.
Le Cloud, c’est également le principal support à l’offre mobile dont nous parlions plus haut.

3. le déclin de Facebook
Sur ce thème, j’en vois déjà certains qui sourient 😉
Restons honnête, si déclin il y a, il reste faible et limité  à certains types « sociologiques » et certaines cultures et régions du monde.
Par contre, il apparaît certain que l’utilisation de Facebook change (déclin des contributions) et que les questions liées à la sphère privée et à la protection des données restent une source d’inquiétude pour beaucoup.

4.Twitter : nouvelle agence de presse ?
Evidemment oui, il suffit de se souvenir de « l’affaire DSK » et des images de présentateurs de journaux télévisés « hypnotisés » en direct par un fil Twitter !

5. les Réseaux sociaux d’entreprise progressent
Sur ce point également, mon intuition a été bonne !
Bien que la maturité des entreprises ait augmenté à propos des questions de valorisation du lien social et de la mise en oeuvre de « nouvelles pratiques » collaboratives, il faut bien reconnaître qu’ainsi que je l’avais écrit, ce n’a pas été le grand soir.
On sait que les entreprises évoluent généralement moins vite dans leurs outils et leurs usages que les individus, mais la tendance est réelle.

6. sphère privée et sécurité
Que ce soit aux USA, en Europe ou en Suisse (et ailleurs) les questions liées à la protection de la sphère privée ont été et restent au coeur des débats.
Les applications du type réseaux sociaux et les fonctions de géolocalisation, entre autres, ont mis sur le devant de la scène un manque cruel de réponse tant au niveau des fournisseurs de service que des « cadres politiques ».
En matière de sécurité, les menaces pleuvent et plus que jamais en 2011, les responsables informatiques et réseaux ont eu « du pain sur la planche » !

7. ECM et BI, un mariage qui va bien
Gestion documentaire, business intelligence, gouvernance de l’information, ont également fait la une des publications et du programme des nombreuses conférences.
Autonomy absorbé par HP aura été l’un des évènements marquants de cette année mais les nombreuses « alliances » et « rapprochements » entre les acteurs laissent présager de « nombreux rebondissements »  que dans le monde du big data.

8. Entreprise 2.0 : la recherche de rentabilité
Calcul de ROI dans la mise en oeuvre de solutions de collaboration a également été une tendance lourde en 2011.
De nombreux débats autour de la notion de retour sur investissement et de l’importance d’évoluer vers un nouveau modèle : le 2.0 !
Retour sur engagement ou simple calcul financier, à chacun de trouver les indicateurs les plus pertinents, les moins discutables, les plus objectifs.

En fin de compte, des intuitions bonnes voire très bonnes en ce qui me concerne, non ?

A bientôt, pour partager avec vous mes intuitions pour 2012 !

Médias sociaux et gouvernance : vous n’avez plus le choix !


L’entreprise est entrée (volontairement ou malgré elle) dans une nouvelle ère : celle de l’interactivité, de la collaboration, de la dématérialisation, ….

Les médias sociaux sont une réalité, une chance, une source d’opportunité, mais également une source de risques.

Il est temps de mettre en place une stratégie de gouvernance pour l’utilisation et la publication de contenus dans ces espaces.

Jesse Wilkins – Director Systems of Engagement,  AIIM –  nous présente ici une méthode pour mettre en place cette gouvernance 2.0 !

Plus proche de nous et si vous passez par Delémont, ne ratez pas les Jura Security Days les 26 et 27 août  prochain,  INzeCloud abordera ce sujet à l’occasion d’un workshop ouvert à tous.