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Plateformes et pratiques : partager d’abord pour mieux collaborer ensuite


Changeons d’habitude, à moins qu’il ne s’agisse de mieux utiliser les meilleures de nos habitudes !

share-button-on-keyboard-665x442La collaboration ne va pas « toute seule » et bien qu’elle soit un pilier de l’entreprise de demain, elle est parfois difficile à mettre en oeuvre dans les organisations.

Pourtant, il est une pratique qui nous est familière, celle du partage !

En effet, nous avons coutume, depuis la nuit des temps, de partager (plus ou moins selon les moments, les humeurs et les objets) au sein des communautés dans lesquels nous vivons.

L’entreprise, dans son schéma d’organisation, a privilégié l’individu pour des raisons de contrôle et de discipline : ainsi nous sommes « contraints » à garder « pour nous » la plupart des contenus que nous produisons.
Et l’individu dans sa logique de quête de pouvoir a su profiter de cette opportunité pour arrêter de partager au travail, mais continuer à le faire avec gourmandise, voir frénésie, dans son quotidien privé.
La quête de l’efficacité de l’entreprise s’est transformée en un individualisme forcené de la part des salariés !
Et la question est de savoir si le résultat est satisfaisant.
Apparemment pas complètement, car si le bénéfice de la collaboration est une évidence pour beaucoup, les projets souffrent, malgré tout, trop souvent d’un succès d’estime avant de sombrer dans le quotidien et d’être mis à mort par les mauvaises habitudes.

Et si à l’instar de ce que certains outils (rapidement bien nommés « share ») proposent, les solutions de partage pouvaient représenter un bon moyen pour une réelle pratique collaborative ?
En effet, si contrairement à ce qui se passe habituellement, à savoir la conduite d’un projet selon un plan en plusieurs étapes dont :

  • identification des sujets ou des thèmes propices au collaboratif en termes de besoins ou d’opportunités
  • choix de la plate-forme support
  • validation
  • travail au sujet de la gouvernance
  • mise en oeuvre des types de communautés
  • pilote
  • communication
  • recrutement des community managers
  • formation
  • ouverture des premiers espaces collaboratifs
  • etc…..

les entreprises mettaient en oeuvre – sans autre ambition annoncée – des solutions de partage (type SharePoint, Box ou encore DropBox) en remplacement des nombreux « share » plus ou moins officiels et sous contrôle (ne seraient-ce que du point de vue sécurité) pour les employés.

Pourquoi ne pas imaginer que des espaces communs de stockages de contenus (documents, fichiers, messages, etc.) seraient favorables à l’essor d’une collaboration guidée essentiellement par le besoin ?

Mais méfions-nous des raccourcis trop rapides, il ne s’agit pas de « lancer ces initiatives » et de laisser les choses se fairent toutes seules.
Les agissements du management depuis les 30 dernières années ont créée une culture de la méfiance et l’arrivée inopinée du courrier électronique à la fin du siècle dernier a contribué largement à affaiblir la collaboration en renforçant l’individualisme.

000000042890Aujourd’hui, les employés, à l’instar de l’étude reprise par Mashable, plébiscitent l’usage du courrier électronique au quotidien, loin devant les réseaux sociaux.

Le très fort taux d’usage de l’email, outil asynchrone, par rapport aux autres solutions dans le quotidien des employés est un véritable obstacle à une collaboration efficace et efficiente.

 

Dans un billet récent, Bertrand Duperrin mettait en garde contre l’utilisation d’outils asynchrones pour le traitement des tâches critiques et je partage ce point de vue.

La collaboration dans le traitement des tâches critiques doit se faire dans un contexte « rigoureux », professionnel, autour de pratiques discutées et acceptées par les parties prenantes afin de garantir un résultat pertinent en temps et en heure.

Le fait de créer de considérer que les contenus, messages et fichiers sont à l’origine ou en tout cas peuvent être les « déclencheurs » d’une collaboration intelligente et efficace est-il envisageable ?

Si oui, les plateformes traditionnelles dites « collaboratives » souvent issues ou associées à des solutions de gestion documentaire et/ou de gestion de projets vont devoir se transformer pour apporter avec plus de souplesse et d’agilité le cadre et les fonctionnalités nécessaires pour le bon fonctionnement de la collaboration et selon la granularité induite par l’objet, le thème et les objectifs assignés.

En tant qu’élément de la stratégie, la plateforme se doit s’être intuitive, disponible, adaptée (et adaptable) aux parties prenantes et aux circonstances.

Un des éléments clefs de la montée en puissance des « share » est la capacité des moteurs de recherche et autres solutions d’indexation à servir la pratique avec excellence et célérité.

Aujourd’hui, le hastag (#) représente à lui seul, d’infinies opportunités de collaboration !
Il suffit pour se laisser convaincre d’utiliser Twitter ou Facebook et de suivre avec curiosité où peuvent vous mener ces tag et autres métadonnées associées aux messages, aux contenus et aux profils.

Les métadonnées sont des éléments essentiels du monde numérique et il est contre productif de ne pas vouloir les utiliser pour qualifier, indexer, diffuser, rechercher, trouver et collaborer autour des contenus produits.

Le hashtag permet au partage de servir une collaboration efficace, il est donc un élément clef dans votre stratégie de gouvernance de l’information et de gestion des contenus !

Management : la dangereuse tentation de l’absurde !


« Le mieux est l’ennemi du bien » a-t-on coutume de dire et c’est une expression parmi mes favorites pour illustrer le manque de pragmatisme et d’humilité dont nous savons tous faire preuve selon les circonstances.

En matière de management, la dérive de certains vers l’absurde sous prétexte de mieux est inquiétante !

S’il s’agit d’une tendance, on ne peut que craindre qu’elle ne soit amplifiée par la crise économique, la nécessaire évolution dans le monde numérique et toutes les craintes que ce contexte suscite.

roi-de-l-absurdeL’absurde en matière de management, c’est d’abord s’attacher aux détails au détriment d’une vue d’ensemble.
Concrètement, c’est ne pas résister la tentation de vouloir TOUT réglementer ou organiser et de prendre le risque de la contre productivité.
Ne voit-on pas quotidiennement des propositions des lois et ou de règlements imaginés et proposés en réponse à des situations ou des cas marginaux ?

Qui supporte encore de se voir imposer de plus en plus de contraintes du seul fait du comportement d’une minorité indisciplinée ou irrespectueuse ?

Dans les entreprises, l’illusion du pouvoir de certains managers « intermédiaires » est telle qu’ils ne semblent trouver une quelconque existence qu’au travers de nouveaux règlements ou procédures tout aussi inutiles que peu productives.

Mais dans le management, la tentation de l’absurde est partout ! Elle est alimentée par l’intarissable soif de faire mieux !

Cela ressemble parfois à du transformisme appliqué aux bonnes pratiques :

  • maîtriser les dépenses devient abaisser coûte que coûte les frais
  • augmenter la productivité devient réduire l’intéressement
  • valoriser l’expérience devient en rajouter dans le cahier des charges
  • collaborer devient surveiller ses N-1
  • etc…

Et les conséquences sont souvent fâcheuses parce qu’elles touchent au coeur de la valeur de l’entreprise et qu’elles n’apparaissent que tardivement par rapport aux actes ou décisions qui les ont provoqué.

Le management absurde est la principale cause de démotivation et de désengagement de collaborateurs dont on espère qu’environ un peu plus de la moitié s’est réellement investi au service de l’entreprise (11% en France selon Isaac Getz dans la vidéo ci-dessous – Gallup 2011).

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Les décisions stupides ne sont pas l’apanage du « middle management », ni des « jeunes cadres » à peine sortis des écoles de commerce, mais il nous faut constater qu’elles partagent avec celles émanant du C level un point commun, leurs impacts et résultats ne sont que très rarement évalués avec objectivité.

En fait, les décisions absurdes ne servent que ceux qui les imaginent et les dictent.
Ce sont très souvent des « fausses bonnes idées » qui ressemblent à du bon sens mais dont l’objectif n’est que « carriériste » : tout le monde a vu des décisions stupides être prises au vu d’un tableau Excel flatteur, mais dont la mise en oeuvre s’est révélée être un fiasco par absence de réalisme tout en assistant – parfois médusé – aux félicitations des personnes qui en avaient eu l’idée !

Dans un monde numérique, plus rapide et de toute façon plus transparent, l’absurdité dans le management est à combattre avec vigueur et méthode !
Bien que l’enthousiasme et la confiance soient des qualités dont on peut nier l’importance dans les affaires, il n’est pas obligé pour autant de perdre le sens de la mesure et de la réalité !

Ainsi et pour vous aider, je vous suggère de vous méfier des quelques assertions qui pourraient très vite se transformer en décisions stupides ou pire encore en « communication honteuse » après coup.

Il y a beaucoup de conseils, de techniques, de pratiques, des standards et de mode en matière de management, mais il est une certitude : avoir du bon sens et une capacité d’écoute et d’empathie sont les deux meilleurs atouts à votre service !

N’oubliez pas que les employés sont maîtres dans l’art d’imaginer des pratiques de contournement à vos décisions et que bien souvent, trop occupé par votre stratégie d’avancement, vous ne voyez pas à quel point vos souhaits sont restés en réalité lettre morte !
Ne vous reste plus dans ce cas qu’à embellir votre présentation « power point » ou « adapter » votre tableau Excel !
Mais ce ne sont pas ces supports qui font la performance de l’entreprise !
A bon entendeur !

Entreprises : Qu’est ce qui ne pas avec la collaboration ?


En cette fin d’année, le sujet de la collaboration revient sur le devant de la scène et il nous faut bien reconnaître que depuis des lustres et malgré les myriades de solutions mises en oeuvre pour la favoriser la pratique ne connaît pas le succès espéré  !

Bon sang, que se passe-t-il avec cette « foutue collaboration » ?

Non pas que les résultats ne soient pas au rendez-vous des expériences en entreprise, non pas que les projets ne sont pas menés avec pragmatisme et rigueur, non pas que nous sommes tous des égoïstes qui ne veulent pas apporter notre contribution à la tâche collective ! Il doit y avoir autre chose !

Si on y regarde avec un peu plus d’attention, de recul et si un instant on accepte de sortir des chemins battus et des « buzzwords » en prenant le temps de jeter un oeil au petit Larousse, on y lit la définition de collaborer :

Travailler de concert avec quelqu’un d’autre, l’aider dans ses fonctions ; participer avec un ou plusieurs autres à une œuvre commune

Et là, chacun d’entre-nous peut objectivement dire : la collaboration, c’est mon quotidien !

En fait, ce qui ne va peut-être pas bien avec la collaboration en entreprise, c’est surtout par ce qu’elle imaginée comme uniquement active, volontaire et réduite à des périmètres organisationnels (sujets, projets, équipes, espaces, par exemple) précis et facilement identifiables.

Ainsi que le disait Eric Schmidt (Google) sur un ton volontairement sarcastique :

When you say collaboration, the average 45-year-old thinks they know what you’re talking about:  teams sitting down, having a nice conversation with nice objectives and a nice attitude.

Mais participer à une oeuvre commune (ou un destin commun) ne requiert pas forcément une telle débauche de moyens et d’énergie encadrée et trop souvent synonyme de complexité et d’inertie !

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La collaboration – à défaut d’une autre terme – peut être « passive », un peu à « l’insu de notre plein gré » pour reprendre un célèbre sportif français !
Et cette collaboration faite de contributions diverses : visites, commentaires, évaluation, etc. représente un réel enjeu dans l’économie numérique.

En fin de compte, ce qui ne va pas avec la collaboration, c’est surtout la manière dont la plupart des entreprises l’imaginent : fermée, restreinte, sous contrôle, mesurable, contrainte…., c’est à dire le plus souvent inefficace et stérile.

Mais la collaboration c’est avant tout savoir communiquer, rencontrer et mettre en relation par le biais d’initiatives pertinentes destinées à mieux tirer parti du formidable pouvoir d’innovation, de création et de pragmatisme qu’est le réseau !

La collaboration, c’est la manière dont nous vivons en réseau et dont les entreprises connaissent le potentiel de richesse pour elle (intelligence collective) !
Mais à défaut de participer également à ces réseaux, elles prennent le risque de voir leurs initiatives collaboratrices appréciées comme un énième moyen plus pou moins avoué d’une vision stratégique à court terme de réaliser des gains en productivité !

Et selon vous ?

Entreprise et business de demain : une question de contact(s) ?


Celle d’aujourd’hui, aussi, me direz-vous ! Pas si sur !

taylorismeLe taylorisme ainsi que tous les principes d’organisation qui lui ont succédé ont favorisé à l’isolement à l’extrême et parfois le « contact » a été ressenti comme contre productif car il nuit à la concentration nécessaire pour la réalisation de ses tâches.

L’apport des outils informatiques a précipité le « col blanc » dans une situation similaire à celle du « col bleu » : une marche forcée, solitaire, pour une plus grande productivité.

Mais, seul, on s’essouffle à tous les niveaux est rapidement on s’installe dans un zone de confort personnelle tout en s’attachant à imaginer des pratiques de contournement pour éviter la trop grande pression, expliquer ses performances, etc.

A l’instar de la vie, de notre quotidien, la performance est – à mon avis – dépendante de notre état d’esprit et de notre humeur.

Hors, l’isolement est – dans le travail – une réalité tout autant difficile à vivre qu’à l’extérieur de l’entreprise car il est trop souvent masqué par une attitude de convivialité forcée, superficielle et peu engageante.
Le harcèlement, plus ou moins marqué, qui caractérise malheureusement les pratiques réelles dans de trop nombreuses entreprises est également favorisé par cette extrême individualisation du travail et de l’évaluation de la performance (bien faire son job, est-ce encore une performance pour certains managers ?).

L’entreprise numérique doit pouvoir définitivement rompre avec cette « orthodoxie » organisationnelle qui divise et isole les acteurs dont elle a tant besoin !

Aujourd’hui et plus encore demain, la pérennité de l’entreprise passe par sa capacité à mettre en oeuvre des pratiques favorables à l’innovation pour trouver ses relais de croissance, mais aussi par une rapidité à identifier les talents, les idées et les ressources dont elle peut avoir besoin.

Pour y arriver, il faut pouvoir compter sur ses employés et tout naturellement les accompagner dans cette démarche d’ouverture et de contact, d’initiation d’un écosystème avec les outils les plus pertinents.

Au niveau des outils, l’omniprésence des réseaux internes et externes permet tout ou presque et d’une façon très simple : l’utilisation d’un moteur de recherche !

Pourtant, la difficulté est double :

  • faire connaître et conseiller les meilleures pratiques (notamment l’emploi des tags) pour être efficace et obtenir des résultats pertinents
  • convaincre l’employé de faire différemment de ses habitudes et le rassurer quant aux risques personnels

Sans identification et formalisation de la proposition de valeur pertinente pour l’employé, la tâche est ardue, voire impossible.
Et elle se complique du simple fait qu’ici le travail se fait avec la personne, l’individu et sa perception singulière des enjeux et de la valeur !

lead_by_exampleLes vieilles habitudes sont bien ancrées et les outils, notamment le courrier électronique, ont largement contribué à faire de l’isolement des cols blancs une réalité plus ou moins bien vécue.

Il n’est pas rare de constater que les échanges entre employés et clients, partenaires et/ou fournisseurs n’utilisent qu’un canal : l’email !

Si le numérique produit des outils très efficaces, encore faut-il les considérer au regard des meilleures pratiques et des objectifs de chacun.

Rien, ne remplacera la convivialité d’une rencontre physique ou même virtuelle (vidéo) pour créer des relations utiles, agréables et profitables au sein d’un écosystème.

La rencontre, résultat de l’utilisation pertinente d’outils doit mener à la relation qui elle seule sera source de bénéfices pour les personnes et les organisations.

Alors, ne vous cachez plus derrière votre Outlook, ou Gmail, pas plus que derrière votre téléphone et un anonymat insupportable !

Il est temps de se découvrir, d’aller au devant des autres, de mettre en oeuvre une stratégie, d’aider les employés à s’y engager pour aborder avec les meilleures chances de succès ce que demain vous réserve : l’économie du partage, avant tout une question de contact(s).

 

 

Social business : le nécessaire accompagnement des collaborateurs


Depuis plusieurs mois, selon les retours d’expérience et les observations que nous faisons au gré de l’avancement des projets, j’insiste fréquemment sur l’importance de l’accompagnement des collaborateurs.

Le facteur clef dans ces projets « social business », et nombreux sont ceux qui l’ont bien compris, est l’ADOPTION !

Nous avons eu l’occasion d’en parler avec quelques entreprises en septembre à Paris et la maturité de la réflexion sur le sujet a, semble-t-il, gagné en importance ces derniers mois.

Il y a bien sur les projets qui « ne fonctionnent pas » ou pas bien au regard de leurs initiateurs et sponsors, mais il y a surtout les employés qui pour la plupart, regardent ces initiatives avec circonspection et attentisme.
A leur décharge, on rappellera le nombre de « nouvelles applications » et autres projets métiers présentés comme « décisifs » qui ont connu retards, ajournements ou plus grave abandons dans les entreprises tout au long de ces quinze dernières années.

Aujourd’hui, le premier réflexe est de parler formation !
Ce pourrait être une bonne idée si derrière l’appellation, la pratique avait évolué.

En effet, les besoins en formation à l’utilisation des outils sont toujours réels, mais l’essentiel pour l’ensemble des employés tient plus de l’accompagnement pour un meilleur usage que des slides (ou manuels) remplis de copie d’écrans et d’instructions.

Le parcours du « collaborateur engagé » est un parcours singulier, personnel mais il peut être, selon moi, « schématisé » autour de quelques étapes incontournables.

social_business_employee_journeyTout au long de ce parcours qui inévitablement pas de l’information quant à l’existence de plateformes, d’espaces ou de solutions jusqu’à la déception (voire la résignation), notre cheminement passe invariablement par :

  • L‘information de l’existence de la plateforme ou d’une nouvelle communauté ou espace ;
    elle est le fait d’une action de communication interne information_socbizet/ou du management ou bien encore des collègues ou réseau professionnel.
    C’est une étape dans laquelle un accompagnement peut-être prévu, aussi simple et léger soit-il côté dispositif, pour éclairer (voire rassurer) pour ce qui est des questions de gouvernance opérationnelle et du contexte d’utilisation de la plateforme. C’est le bon moment pour décliner la stratégie qui a conduit à la mise en place ainsi qu’aux objectifs.
  • La découverte est la première immersion du collaborateur dans ce nouvel environnement ;decouverte_socbiz
    elle est une étape initiatrice et essentielle dans le processus d’adoption au coeur de l’engagement. C’est notamment pourquoi un soin particulier doit être apporté dans l’offre et le dispositif d’accompagnement : il serait dommage de décevoir si rapidement ou simplement ne pas donner envie et ne pas créer un climat de confiance.
  • La participation est naturellement l’étape suivante même si pour certains la découverte a été participation_socbizextrêmement brève. C’est un moment clef car il s’agit pour le collaborateur de chercher et de découvrir, en suivant les discussions, les échanges voire certains profils, quelle pourrait être la proposition de valeur pour lui et selon les cas de le pousser à aller plus loin que la « lecture ». A ce stade, proximité (connivence) et écoute sont au coeur de la pratique sur le terrain de l’accompagnement.
  • La contribution ou participation active est la caractéristique du collaborateurcontribution_socbiz
    engagé : il commente, poste, produit et partage des contenus dans les espaces dédiés et met ainsi en valeur sa pertinence. Il dispose d’un profil riche et bien renseigné (tagging). A ce stade le collaborateur a parfois besoin d’accompagnement pour préciser sa stratégie personnelle, notamment en terme d’exposition, et les bénéfices qu’il peut espérer de son engagement.
  • promotion_socbizLa promotion est le stade « ultime » de l’engagement, le « graal » de toute stratégie de « social business ».
    Le collaborateur est actif et il fait la promotion de la plateforme ou de la communauté, ne serait-ce que pour son bénéfice personnel. Il est, à ce stade, un pilier de la vitalité et de ce fait, il est plus que jamais nécessaire de l’accompagner, de lui proposer des actions ou des messages, de l’assister dans le recrutement d’autres contributeurs ainsi – entre autres – que dans la pratique de valorisation de ses pairs.
  • deception_socbizLa déception : malheureusement, elle est inévitable et il faut mieux s’y préparer ! Elle fait partie d’un cycle à l’instar de la disparition de certaines communautés liées à des projets. La déception est à prendre en considération quelle qu’ait été la durée des autres phases, mais il est acquis que plus elles ont été courtes plus le mal est profond et qu’il est « vital » d’avoir une stratégie et un dispositif d’accompagnement extrêmement pertinent et facile à mettre en oeuvre.

Faute de prendre en compte les réels besoins de vos collaborateurs (qui ne se limitent pas, loin s’en faut, à des considérations techniques ou d’interface [IHM] d’applications), notamment en termes de valeur (What’s In It For Me), vous risquez de passer à côté de l’essentiel !
A moins de consacrer l’énergie et les ressources nécessaires à la création de l’accompagnement dont je pense qu’il doit constituer un « chantier » ou une brique à part entière de tout projet social business (RSE, intrant 2.0, Digital Workplace, etc.).

Et selon vous ?